تعریف همایش و کنفرانس و تفاوت بین آنها

معمولا استفاده ای که از عناوین همایش و کنفرانس می شود، با معنی واقعی آنها ارتباطی ندارد و طی تحقیقات انجام شده و تعداد سوالاتی که از جانب افراد مختلفی بیان شده است، از همایش و کنفرانس در جای مناسب استفاده نمی شود. البته به اضافه عناوین ذکر شده، عناوین دیگری نیز مانند کنگره، نشست، رویداد، میزگرد و… هم وجود دارد که باید با آنها آشنا شوید.

در این مطلب قصد داریم به بیان توضیحاتی درباره همایش و کنفرانس ذکر کنیم و تفاوت آنها را مورد بررسی قرار بدهیم، چرا که با وجود شباهت های زیادی که بین همایش و کنفرانس وجود دارد، ویژگی های آنها در اجرا کاملا متفاوت است.

قبل از اینکه به بیان توضیحاتی درباره همایش و کنفرانس بپردازیم، باید به این نکته اشاره کنیم که کلمه گردهمایی (Gathering) نیز در زبان فارسی معمولا برای هرگونه نسشت، انجمن، ملاقات، جلسه و حتی همایش به کار گرفته می شود اما در واقع در زبان انگلیسی به همایش یا کنفرانس و یا هر گونه جلسه رسمی گفته نمی شود، بلکه می تواند دیدار دو دوست باشد، بدین معنی که اگر دو یا چند دوست قدیمی بعد از مدتها با یکدیگر ملاقات داشته باشند، و یا چند دوست که به تازگی با هم آشنا شده اند با هم قرار ملاقاتی را داشته باشند، به عنوان گردهمایی محسوب می شود، نه همایش و یا کنفرانس!

از اینگونه ملاقات میتوان به گردهمایی اینفلوئنسرهای اینستاگرام اشاره کرد که تعداد آنها نیز میتواند از ۲ تا ۲۰۰۰ نفر باشد و میزان صمیمیت بین آنها نیز از بسیار کم تا بسیار زیاد باشد.

 

همایش چیست؟

اگر بخواهیم به بررسی معنی واژه همایش در فرهنگستان زبان فارسی بپردازیم، همایش به نشست هایی گفته می شود که شرکت کنندگان در همایش نمایندگان سازمان ها، دولت ها یا متخصصین امور فرهنگی، اجتماعی، سیاسی و ادبی هستند. و این افراد برای تحلیل، تبادل نظر، بحث و تصمیم گیری راجع به یک موضوع خاص دور هم جمع می شوند. همایش ها می تواند به صورت همایش ملی و همایش بین المللی برگزار شود و هر کدام نیز می تواند به صورت موقت یا دائمی باشد. البته باید به این نکته مهم اشاره کرد که در فرهنگستان زبان فارسی، واژه همایش را از ترجمه مستقیم واژه کنگره (congress) برداشت شده است و در واقع خود کلمه کنگره معنی خاصی در این فرهنگستان ندارد. بیان این مطلب به نظر اشتباه به نظر می رسد، چرا که در زبان انگلیسی کنگره و همایش کاملا متفاوت هستند.

بنابراین برای همایش می توان تعریفی متفاوت در نظر گرفت، بدین معنی که همایش یک نوع رویداد محسوب می شود که در آن چندین شخصیت حقیقی و یا حقوقی بین ۱۰۰ تا ۳۰۰ نفر دور هم جمع می شوند و درباره یک موضوع خاص به تبادل نظر و بحث می پردازند. این نشست ها که به همایش معروف شده است، می تواند در یک جلسه و یا چندین جلسه برگزار شود و در هر بار برگزاری این همایش ها زمانی بین یک ساعت تا چند روز می توان در نظر گرفت. معمولا در همایش ها چند نفر سخنران حضور دارند و مابقی شرکت کنندگان صحبت های آنها را می شنوند و این امکان برای مابقی شرکت کنندگان نیز فراهم می شود تا در انتهای همایش ، زمانی را برای پرسش و پاسخ برای آنها در نظر گرفته شود.

 

کنفرانس چیست؟

یک کنفرانس به طور کلی به عنوان یک جلسه از چند نفر برای بحث در مورد یک موضوع خاص قابل درک است. اغلب با یک کنوانسیون، محاوره یا سمپوزیوم اشتباه گرفته می شود. در حالی که یک کنفرانس از لحاظ اندازه و هدف متفاوت از دیگران است، این اصطلاح را می توان برای پوشش مفهوم عمومی استفاده کرد. یک کنوانسیون بزرگتر از کنفرانس است؛ این مجموعه ای از نمایندگان چند گروه است.

در یک کنفرانس، ایده های نوآورانه ای را در بر می گیرد و اطلاعات جدید بین کارشناسان مبادله می شود. هدف آن می تواند یکی از موارد زیر باشد:

یک کنفرانس علمی جمع آوری دانشمندان یا آکادمیک است که در آن یافته های تحقیق و یا یک کارگاه آموزشـی انجام می شود.

یک کنفرانس تجاری برگزار می شود برای افرادی که در یک شرکت یا صنعت مشغول به کار هستند. آنها برای بحث در مورد روند جدید و فرصت های مربوط به کسب و کار می آیند

یک کنفرانس تجاری در مقیاس بزرگتر انجام می شود. علاوه بر بازرگانان، اعضای عمومی وجود دارند که با فروشندگان شبکه می آیند و ارتباطات جدیدی ایجاد می کنند. چنین کنفرانی شامل کارگاه های آموزشـی و سخنرانی های کاغذ سفید است.

Unconference  از کنفرانس های سنتی متفاوت است، از آن اجتناب هزینه های بالا، از بالا به پایین سلسله مراتب سازمانی و ارائه حمایت شده است. همه شرکت کنندگان به طور مساوی در مورد موضوع آگاهی دارند و بحث در پی یک حالت باز است؛ معمولا بدون یک سخنران تنها به جمع آوری رسیدگی می کنند.

اکثر کنفرانس ها دارای یک یا چند سخنران اصلی هستند که سخنرانی اصلی را ارائه می دهند. این در کنفرانس های علمی و تجاری رایج است. سخنرانان انتخاب شده شخصیت های برجسته در زمینه مرتبط هستند و حضور آنها به منظور جذب بیشتر مردم برای شرکت در کنفرانس است. انواع مختلف کنفرانس ها وجود دارد:

سمپوزیوم یک گردهمایی های گاه به گاه است و شامل تنقلات و سرگرمی.

یک سمینار برای بحث در مورد یک موضوع خاص سازماندهی شده است. آنها معمولا طبیعت آموزشـی هستند و انتظار می رود که شرکت کنندگان در پایان سمینار دانش و مهارت های جدید کسب کنند

یک کارگاه بیشتر از یک تجربه عملی برای شرکت کنندگان در تظاهرات و فعالیت ها است؛ مقدار زمان یک سخنران آدرس این گروه محدود است

یک کنفرانس دایره ای میزبان یک همکار مشترک است تا مبادله افکار و عقاید در یک موضوع خاص، معمولا سیاسی و تجاری باشد. تعداد محدودی از شرکت کنندگان وجود دارد که در یک میز گرد شرکت می کنند، به طوری که هر یک از آنها می تواند با دیگران مواجه شود

در هنگام برنامه ریزی یک کنفرانس به عنوان یک چک لیست در نظر گرفته می شود:

برای اجرای صحیح یک کنفرانس، برنامه ریزی دقیق باید به خوبی انجام شود. تمام جنبه های مهم کنفرانس باید پوشش داده شود، بنابراین بهتر است یک چک لیست نگهداری شود. یک برنامه پشتیبان گیری برای رسیدگی به موارد اضطراری همیشه اجباری است. برنامه ریزی بهتر کار می کند زمانی که افراد در کمیته برنامه ریزی و اداری نقش و مسئولیت های مشخص دارند.

اولا هدف کنفرانس باید به وضوح درک شود. بودجه باید تعریف شود. در حالی که برخی از شرکت ها دارای اتاق های کنفرانس به اندازه کافی بزرگ برای جابجایی این رویداد هستند، معمولا محل برگزاری خارجی مورد نیاز است. مزیت استفاده از اتاق کنفرانس در هتل این است که هزینه های اقامت ممکن است با نرخ تخفیف ارائه شود. باید برای کمترین قیمت در چندین محل که با مشخصات کنفرانس مطابقت دارند، مذاکره کنند. eVenues.com ارائه می دهد جستجو و رزرو آنلاین برای همه نوع رویدادها، به خصوص کنفرانس ها.

پس از تاریخ، زمان و محل برگزاری کنفرانس ثابت می شود، در دسترس بودن همه هواداران، فروشندگان، شرکت کنندگان و مهمان های ویژه باید تایید شود. فرم های ثبت نام باید ارسال شوند و در صورت پاسخ به آنها، باید ثبت شوند تا تعداد تایید شده شرکت کنندگان را ثبت کنند. این امر برای مراقبت از تدارکات کنفرانس، مانند رزرو پرواز، مسکن و ماشین های برقی برای شرکت کنندگان مهم مانند سخنران اصلی و مهمان های ویژه، مورد نیاز است. بر اساس موضوع کنفرانس، دعوت ها، برنامه ها و بروشور ها باید طراحی شوند. اسامی و آرم های حامیان باید در این جزوه ها برای تبـلیغات معرفی شوند.

 

قوانین شستشو هنگام انتخاب محل برگزاری عبارتند از:

آیا اتصال Wi-Fi و زیرساخت های فنی برای حمایت از تعداد شرکت کنندگان وجود دارد؟ این شامل امکانات صوتی و تصویری، پروژکتور ها و تجهیزات ارتباطی مانند تلفن، بلندگوها و میکروفن ها می باشد.

آیا ساختمان دارای تهویه مطبوع یا گرمایش است، بسته به آب و هوا و فصل؟

آیا اتاق جلسه مجزا مورد نیاز است؟ در مورد زیرساخت برای سخنرانان، به عنوان مثال، جادو و ایستاده؟

آیا محل برگزاری امکانات غذائی است؟ اسنک و وعده های غذایی مورد نیاز است و یک اتاق ناهار خوری خصوصی ترجیح داده می شود.

آیا برای پارکینگ مناسب وجود دارد؟ آیا در محل وجود دارد؟

قبل از رویداد واقعی، یک برنامه برنامه دقیق باید آماده شود؛ این شامل نظم فعالیت ها، فهرست سخنرانان و تفریحات برای نوشیدنی ها و وعده های غذایی است. داوطلبان باید برای کمک و هدایت شرکت کنندگان در طول کنفرانس اختصاص داده شوند. برنامه و سایر جزئیات مهم باید با این داوطلبان به اشتراک گذاشته شود و برای پیشبرد پرسش ها باید پیش از آن آمـوزش داده شوند.

در طول کنفرانس، چیزهای زیادی در این زمینه وجود دارد، از قبیل لوازم لوازم التحریر اساسی، اسم های نام برای شرکت کنندگان تایید شده و ترتیبات سالن. در ورودی اصلی محل، یک جدول ثبت نام باید با یک کتاب رسید برای جمع آوری هزینه های مشارکتی تنظیم شود. باید در طول زمان کنفرانس باید از آب، چای و قهوه تهیه شود.

به عنوان هر یک از این نکات در آماده سازی برای کنفرانس مراقبت می شود، بودجه باید به طور پیوسته پیگیری شود و هزینه ها باید براساس آن مدیریت شود. پیگیری طرح جامع نیز باید به طور مداوم انجام شود. به این ترتیب، این کنفرانس هموار خواهد شد و به نظر می رسد به خوبی برنامه ریزی شده برای همه.