گرفتن توصیه نامه ی Recommendation Letter مناسب از اساتید نقش مهمی در پروسه ی اخذ پذیرش دارد.
در مرحلهٔ ابتدایی شما باید سایت دانشگاه مقصد را بررسی کرده تا از تعداد توصیه نامه درخواستی لازم اطلاع کسب کنید؛ تعداد توصیه نامه ها بطور معمول ۲ یا ۳ عدد می‌باشد. فرم توصیه نامه معمولا بصورت فایل PDF یا Word موجود می‌باشد و شما لازم است که آن را پرینت کرده و در اختیار استادی قراردهید که قصد نوشتن توصیه نامه برای شما را دارند. نکته ای که باید توجه داشته باشید این است که توصیه نامه ها را بهتر است از اساتیدی بگیرید که شناخته کافی نسبت به شما دارند و یا اساتیدی که با آنها درس داشته و نمرات بالایی از درس آنها کسب کرده اید. دانشجویانی که برای مقطع دکترا اقدام به پذیرش می کنند باید توجه داشته باشند یکی از اساتیدی که توصیه نامه برای شما می‌نویسد باید استاد راهنمای مقطع کارشناسی ارشد شما باشد.
پس از آنکه استاد مربوطه توصیه نامه را بر روی کاغذ آرم دار دانشگاه برای شما نوشت، باید آن را در پاکت مخصوص دانشگاه قرار داده، درب آن را بسته و روی آن (پاکت) را امضا کند (به هیچ عنوان درب توصیه نامه نباید توسط شما باز شود چون دیگر اعتبار نخواهد داشت). نکتهٔ مهم دیگری که باید مد نظر داشته باشید این است که در برخی از دانشگاه ها بخاطر حجم زیاد درخواستها برای نوشتن توصیه نامه، اساتید وقت کافی برای نوشتن آنها را نخواهند داشت و بنابراین شما باید از قبل فرصت مناسب را برای استاد مربوط برای نوشتن توصیه نامه فراهم کنید؛ یکی از اشتباهاتی که دانشجویان در امر پذیرش انجام می دهند این است که گرفتن توصیه نامه را به مرحله آخر منتقل می کنند؛ این امر باعث می شود که استاد مربوط وقت کافی برای توصیه نامه شما نداشته و کل پروسهٔ پذیرش شما را به مخاطره بیندازد.
در سال‌های اخیر دانشگاهها سیستم جدیدی برای دریافت توصیه نامه ایجاد کرده اند، در این سیستم دیگر نیازی به پرینت فرمها و دادن آن به استاد مربوطه نمی‌‌باشد، بلکه در حین انجام پروسهٔ پذیرش، امکان ایجاد فایل الکترونیکی در دانشگاه مربوط به شما داده خواهد شد. از طریق این سیستم الکترونیکی این امکان به شما داده خواهد شد که پست الکترونیک افرادی که قرار است برای شما توصیه نامه بنویسند را در سیستم ثبت کنید و به این ترتیب سیستم یک پست الکترونیکی به اساتید مربوط فرستاده و از آنها درخواست پر کردن فرم توصیه نامه را به صورت الکترونیکی می‌کند، گرچه این روش روند کلی کار را تسهیل می‌کند ولیکن این روند نیازمند پیگیری شما جهت اطمینان از پاسخ به پست الکترونیکی دانشگاه مربوط توسط استادی می‌باشد که قرار است برای شما توصیه نامه بنویسد. به کرات اتفاق افتاده است اساتید مربوطه پاسخ به پست الکترونیکی را فراموش کرده و کل پرونده پذیرش شما بصورت معلق باقی خواهند ماند. سیستم آنلاین دانشگاه ها جهت امر پذیرش این امکان را برای شما فراهم می سازند که بررسی کنید کدامیک از اساتیدی که جهت نوشتن توصیه نامه در سیستم ثبت شده بودند به پست الکترونیکی مربوطه پاسخ داده‌اند و بنابراین می توانید مطمئن شوید که چه کسی هنوز به پست الکترونیکی پاسخ نداده است و از این طریق با استاد مربوطه تماس بگیرید.
متقاضیان باید توجه داشته باشند که دانشگاههای معتبر ضرب الاجلی (Deadline) را برای دریافت کلیه مدارک شما تعیین می کنند، اگر حتی یکی از مدارک شما دیرتر از این ضرب الاجل به دست دانشگاه برسد ممکن است پرونده شما بررسی نشود؛ این مورد حتی شامل توصیه نامه ها نیز می شود.
نکته دیگری که در بالا به آن اشاره شد سیستم آنلاین دانشگاهها برای امر پذیرش می‌باشد طوری که دانشگاه ها اکثرا به سمت سیستم آنلاین جهت امر پذیرش رو آورده اند، بدین صورت که شما مانند تمام سرویس های آنلاین دیگر با یک کد کاربری و یک کلمه عبور مشخص در سیستم عضو می شوید، سپس با استفاده از این کد کاربری می توانید به سیستم وارد شده و اطلاعات خود را که شامل اطلاعات شخصی و تحصیلی می باشد را وارد کنید؛ باید توجه داشت که وارد کردن اطلاعات شما بصورت آنلاین به معنی این نیست که دیگر نیاز نیست مدارک خود را به دانشگاه مربوط پست کنید، اکثر دانشگاهها از شما می خواهند که پس از وارد کردن کلیه اطلاعات شخصی و تحصیلی، برخی یا کلیه مدارک مربوط به آنها را نیز به دانشگاه مربوط پست کنید.
در انتها توصیه ی قابل تاملی که برای دانشجویان متقاضی پذیرش داریم این است که از آنجایی که توصیه نامه ها معمولا محرمانه نوشته می شوند سعی کنید از اساتیدی توصیه نامه بگیرید که اطمینان دارید دیدگاه خوبی نسبت به شما دارند و نکات قوت شما را برجسته می کنند. یک توصیه نامه ی قوی می تواند تاثیر بسزایی در اخذ پذیرش و کسب کمک هزینه ی تحصیلی داشته باشد.
در ادامه، نمونه ی یک توصیه نامه ی خوب و استاندارد آورده می شود.
