تعاریف و کاربردهای منشور پروژه

مقدمه :

براي اجراي هر پروژه­اي نياز به اخذ يك تاييديه مبني بر اثبات رابطه مثبت و منطقي بين پروژه و استراتژي سازماني از مسئولان ارشد و ذي‌نفعان كليدي يک بنگاه اقتصادي وجود دارد. طبيعي است که مسئولان ارشد براي صدور اين تاييديه نياز به ابزاري براي اندازه­گيري مفهوم فوق دارند. منشور پروژه، بهترين ابزار براي ارزيابي شاخص فوق و مفاهيم مهم ديگري در هر پروژه محسوب مي­شود. اين ابزار در ابتدايي‌ترين نقطه پروژه، زماني كه بايد اهداف و ايده‌هاي پروژه براي عملياتي کردن آن‌ ارائه شود، ايجاد شده و سندي ايده‌آل براي مستندسازي روابط بين پروژه و استراتژي سازماني محسوب مي‌شود. با وجود اين، منشور يكي از مهجورترين اجزاي قابل عرضه در بحث مديريت پروژه بوده که بسيار کم به آن پرداخته شده است. موضوعات برنامه‌ريزي زماني و هزينه‌اي، در مقايسه با موضوع منشور پروژه، توجه زيادتري را به خود جلب كرده‌اند.

مقدمه 

براي اجراي هر پروژه­اي نياز به اخذ يك تاييديه مبني بر اثبات رابطه مثبت و منطقي بين پروژه و استراتژي سازماني از مسئولان ارشد و ذي‌نفعان كليدي يک بنگاه اقتصادي وجود دارد. طبيعي است که مسئولان ارشد براي صدور اين تاييديه نياز به ابزاري براي اندازه­گيري مفهوم فوق دارند. منشور پروژه، بهترين ابزار براي ارزيابي شاخص فوق و مفاهيم مهم ديگري در هر پروژه محسوب مي­شود. اين ابزار در ابتدايي‌ترين نقطه پروژه، زماني كه بايد اهداف و ايده‌هاي پروژه براي عملياتي کردن آن‌ ارائه شود، ايجاد شده و سندي ايده‌آل براي مستندسازي روابط بين پروژه و استراتژي سازماني محسوب مي‌شود. با وجود اين، منشور يكي از مهجورترين اجزاي قابل عرضه در بحث مديريت پروژه بوده که بسيار کم به آن پرداخته شده است.

موضوعات برنامه‌ريزي زماني و هزينه‌اي، در مقايسه با موضوع منشور پروژه، توجه زيادتري را به خود جلب كرده‌اند.

منشور پروژه چيست؟

ويرايش سوم راهنمايPMBOK، منشور پروژه را به عنوان «سندي» تعريف مي‌كند«كه توسط طراح يا حامي پروژه انتشار يافته و به طور رسمي موجوديت پروژه را تصويب و اختيار به كارگيري منابع سازماني را در جهت انجام فعاليتهاي پروژه، به مدير پروژه واگذار مي‌كند.» (PMBOK سال 2004، صفحه 368). واژه كليدي در اين تعريف، «اختيار» است. منشور، به پروژه موجوديت و اعتبار مي بخشد و مدير پروژه را داراي مجوز و اختيار قانوني مي‌كند.

راهنماي PMBOK فهرست اطلاعات خاصي را كه بايد به طور مستقيم يا با استفاده از منابع ديگر در منشور درج شود، بيان مي‌كند. اين اطلاعات عبارتند از:

- نيازها و الزامات

- نيازهاي کسب و کار

- جدول زمان‌بندي کلي

- پيش‌فرضها و محدوديتها

- وضعيت کسب و کار، شامل بازده سرمايه‌گذاري.

اين فهرستي استاندارد و معمول است كه نشان مي‌دهد منشور پروژه «بهتر است» از چه اجزايي تشكيل شود. اما اگر سندي يك يا چند مورد از موارد فهرست بالا را هم نداشته باشد همچنان مي‌تواند به عنوان منشور پذيرفته شود. اگر واقعا محاسبه نرخ بازده سرمايه‌گذاري، به منظور وارد کردن آن در منشور پروژه لازم بود، پروژه‌هاي معدودي را مي­توانستيم داراي منشور بناميم. متخصصان هنوز در مورد اينكه آيا محاسبه نرخ بازده سرمايه گذاري براي پروژه‌هاي نظارتي يا وابسته معني‌دار است يا نه، به نتيجه نرسيده­اند.

بسياري از پروژه‌هاي فناوري اطلاعات نيز داراي تجزيه و تحليل نرخ بازده سرمايه گذاري نيستند. ممكن است كلمه «سند» در تعريف منشور پروژه و يا فهرست اطلاعات مشخصي كه كتاب PMBOK براي وارد کردن در منشور پروژه ارائه داده است، باعث برداشت اشتباه برخي از مديران پروژه شود. آنها مي‌ترسند كه اگر در تنظيم منشور پروژه از قالبي از پيش تعيين‌شده و عناويني مشخص استفاده نکنند، ديگر آن سند به عنوان منشور پروژه قابل مراجعه نباشد. در حالي که راهنماي PMBOK استفاده از هيچ قالب مشخصي را براي اين سند الزامي نساخته است و منشورهاي پروژه مي‌توانند فر‌م‌هاي مختلفي داشته باشند. شكل ظاهري منشور حتي مي‌تواند به صورت يك ايميل يا يادداشتي کوتاه و معمولي هم باشد.

برداشتهاي اشتباه و رايج در مورد منشورها

اصطلاح «منشور پروژه» اغلب به اشتباه فهميده مي‌شود. مديران پروژه كم‌تجربه‌تر، معمولا اعتقاد دارند كه منشور بايد سندي بسيار رسمي باشد. خود كلمه «منشور» به تنهايي، در زبان انگليسي به عنوان معادلي براي قراردادها يا اسناد اجرايي و اغلب اسناد مربوط به تاسيس شهرها، موسسات آموزشي و يا حتي مجموعه‌هاي دولتي به كار مي‌رود. به طور سنتي، منشور سندي رسمي و قانوني است. منشورهاي سنتي مي‌توانند بسيار ساده و مختصر باشند، اما افراد كمي داراي چنين نگرشي در مورد آنها هستند.

اما منشور پروژه، مفهومي کاملا متفاوت است که نوعا توسط وکيل آماده نمي‌شود و ممکن است داراي هيچ‌گونه بار حقوقي نباشد. منشور پروژه تنها مجوزي است براي انجام مجموعه تلاشها در يك دوره زماني مشخص.

اين برداشتهاي اشتباه باعث شده‌ كه بسياري از مديران پروژه با وجود داشتن منشور، از تشخيص آن ناتوان باشند. دلايلي که اين مديران پروژه در توضيح نداشتن منشور يا ناتواني خود در تنظيم منشور به آنها استناد مي‌کنند، عمدتا مي‌تواند شامل موارد زير با‌شد:

- «سندي وجود ندارد كه به تنهايي شامل تمام اطلاعات مربوط به اعطاي مجوز، نام پروژه، نيازها و الزامات کسب‌وکار و نام مدير پروژه باشد»

- «ما سندي با تمام اطلاعات صحيح در اختيار داريم، اما اين سند توسط حامي پروژه نوشته نشده است.»

- «رئيس من فقط مسؤوليت انجام كار را به من واگذار كرده و پس از آن تمام اسنادي را که براي آغاز پروژه به آنها نياز دارم براي من ايميل كرده است. من منشوري ندارم.»

- «ما هنوز به مرحله تهيه و جمع‌آوري نيازها و الزامات نرسيديم، پس چگونه مي‌توانيم در اين مرحله منشور داشته باشيم؟ ما نيازها و الزامات خود را نمي‌شناسيم.»

هميشه نبايد يك سند داشته باشيم !

منشور پروژه هميشه نبايد در يك سند گنجانده شود. در ايده‌آل‌ترين حالت، يك سند حداکثر، اجازه انجام كار را صادر كرده و مراجع و منابع را با استفاده از اسناد و مدارك موجود مشخص مي­کند كه نشان‌دهنده نيازها و الزامات کسب و کار، زمان‌بندي وقايع مهم و ديگر اطلاعات كليدي است.

در غالب شركتهايي كه كار پروژه را از طرف مشتري انجام مي‌دهند، دستور انجام كار مي‌تواند به عنوان جزئي كليدي از منشور پروژه، ايفاي نقش كند. اين دستور در اين شركتها، مجوز استفاده از منابع سازماني را به افراد مشخصي اعطا مي‌كند. امضاي مشتري در پاي سند، اجازه و اختيار را از طرف مشتري به شرکت مشاور منتقل مي‌كند و امضاي مقابل از طرف مسئول يا گروه مشاوره نيز اجراي توافق‌نامه را براي مشاور الزام‌آور مي‌سازد.

حاميان پروژه‌ها معمولا مديران اجرايي ارشد هستند که اوقات آزاد آنان كم و محدود است. به همين دليل، انتظار نگارش و ارائه منشور كامل پروژه از طرف آنان، حتي در سازماني پروژه‌محور، شايد غيرمعقول و ناممكن باشد. مديران اجرايي ارشد معمولا هنگام تنظيم پيامهاي مهم، از تندنويس يا كساني كه توانايي مكتوب كردن سخنان را دارند، استفاده مي‌كنند. مدير پروژه بايد خود را براي ايفاي اين نقش، يعني تنظيم پيش‌نويس و حتي نسخه نهايي منشور آماده كند.

نوشتن منشور توسط حاميان پروژه، به خصوص براي پروژه‌هايي كه حاميان آن را كميته يا مجموعه‌اي از افراد تشکيل مي‌دهند، غيرعملي است. نوعا در اين شرايط، مدير پروژه يا يكي از حاميان به نوشتن سند اقدام كرده و ديگران آن را تاييد مي‌كنند.

نگارش منشور

به منظور انتشار منشور در ابتدايي‌ترين نقطه پروژه، نويسنده منشور بايد آن را تنها بر اساس بخشي از اطلاعاتي که در همان ابتدا در دسترس دارد، تهيه كند. راهنماي PMBOK، گنجاندن «نيازها و الزامات»، «‌زمان‌بندي»، و «بودجه» را در منشور توصيه کرده است، اما ارائه اطلاعات دقيق از هركدام از اين اطلاعات در آغاز پروژه غيرممكن خواهد بود. در اينجا بايد منشور را بر اساس اطلاعات محدود و موجودي که در دسترس است، آماده كرد.

در مقايسه با تجزيه و تحليل دقيق نيازها و الزامات، منشور ضرورتا توضيح بسيار كمتري ارائه خواهد داد. به طور مشخص، مديران پروژه‌هاي فناوري اطلاعات از برداشتهاي اشتباه در مورد اصطلاح «نيازها و الزامات» رنج مي‌برند. شكايات بسياري مبني بر پايين بودن كيفيت پروژه‌هاي IT در هنگام تحويل وجود داشته است، بنابراين متخصصان طراحي نرم‌افزار به متخصصان IT اصرار مي‌كنند كه قبل از انجام هرگونه طراحي يا برنامه‌نويسي، نيازها و الزامات را به طور كامل و دقيق درك كنند. مديران پروژهIT نبايد از اين توصيه به عنوان توجيهي براي اجتناب از مستندسازي سريع شرايط و نيازمنديهاي کسب‌وکار استفاده كنند. يک منشور خوب مي‌تواند شامل اطلاعات با اهميت و سطح بالايي درباره نيازها و الزامات باشد. اطلاعاتي که به واقع مي‌توانند در هدايت و تعيين مسير تمركز در مرحله تنظيم دقيق نيازها و الزامات، نقش موثري ايفا نمايند.

احتمال دارد كه نيازها و الزامات پروژه كاملا ناشناخته بوده و تنظيم منشور براي تمامي ابعاد آن غيرممكن باشد. هميشه امكان دارد كه براي اولين مرحله پروژه، تنها برخي از نيازهاي كسب و کار تعريف شده باشد. مراحل بعدي پروژه مي‌توانند نيازها و الزامات ملموستر و مشخصتر پروژه را شناسايي كرده و منشور پروژه را اصلاح كنند.

منشورهاي جزئي براي پروژه

منشور در مرحله آغاز پروژه و قبل از تعيين منابع اصلي تنظيم مي‌شود. منشور اوليه پروژه نوعا بايد كوتاه، شايد در حد چند صفحه باشد. تا زماني كه مفهوم اصلي اين منشورها تاييد واضح و صريح صلاحيت پروژه و مدير پروژه باشد، مي‌توانند حتي كمتر از يك صفحه نيز باشند.

اسناد طولاني‌تر و داراي ساختار منظم، معمولا براي موفقيت سازمان و پروژه اساسي هستند. اين اسناد جايگزين منشورهاي كوتاه اوليه مي شوند و به عنوان سند اصلي و راهنماي گروه پروژه عمل مي‌كنند. اين سير تکاملي طبيعي است و بايد مورد تشويق قرار بگيرد.

چه زماني حامي بايد منشور مجدد پروژه را صادر نمايد ؟

در پروژه هاي ديگري كه داراي مديران فرعي يا گروههاي رهبري جداگانه نيستند، در آغاز يا پايان هر يك از مراحل پروژه، حامي ممكن است بخواهد در منشور پروژه تجديد نظر و يا منشور جديدي را با مجوزهاي جديد صادر و تأييد كند. اين زمان فرصتهاي مناسبي براي بازبيني منشور در اختيار حامي قرار مي‌دهد.

منشور اوليه ممكن است داراي چشم‌انداز يا تعريف محدودي باشد. شكل منشورهاي بروز شده پروژه ممكن است با منشور اوليه پروژه تفاوت زيادي داشته باشند. آنها ممكن است حاوي طرحهاي دقيق و جزئي‌تري از كار، بودجه‌ها، فهرست مشخص اجزاي قابل عرضه و موارد ديگر باشند. اين منشورهاي بروزشده ممكن است داراي صفحات بسياري بوده و شامل تمام عناصر طرح جزئي پروژه باشند. گاهي اوقات تنظيم طرح و برنامه‌ريزي براي گام بعدي پروژه، يكي از اجزاي نهايي قابل عرضه در مرحله­اي از پروژه محسوب مي‌شود.

رابطه منشور پروژه و استراتژي سازماني

منشور پروژه يكي از ايده­آل­ترين ابزارها براي بررسي نقادانه همسويي يا ناهمسويي پروژه با استراتژي سازماني و ميزان حمايت پروژه از اين استراتژي است. اگر پروژه واقعا با استراتژي سازماني همراستا نباشد، منشور بهترين فرصت براي متوقف كردن پروژه قبل از اتلاف منابع خواهد بود. اگر مديران پروژه همواره پروژه‌هاي ناهماهنگ را قبل از شروع متوقف مي‌كردند، امروز با پروژه‌هاي شكست‌خورده بسيار كمتري مواجه بوديم.

منشور كوتاه است اما بايد حاوي نيازها و الزامات و اهداف کسب و کار باشد. يعني در منشور، جزئيات اجرايي هنوزکاملا تعريف نشده‌اند. استراتژي سازماني نيز دقيقا در اين سطح عمل مي‌كند: مشخص کردن نيازها و الزامات و اهداف کسب و کار، بدون جزئيات اجرايي.

افراد مي‌توانند به سرعت منشور پروژه را با مسيرحرکت، طرح کسب وکار و يا سند مربوط به استراتژي مقايسه و تعيين كنند كه آنها باهم سازگار و هماهنگ هستند يا نه. منشور، قصد و هدف کسب و کار را به صورت خالص و محض بيان مي‌كند. پيش‌نويس كردن منشور، فرصتي استثنايي براي هم‌راستا كردن کامل پروژه با اهداف كلي کسب و کار است.

شروع كار سازمان با منشورها

برخي از مسؤولان اجرايي پروژه‌ها بدون بررسي دقيق و درك از روند و فرايند انتخاب پروژه، دستور به آغاز آن مي دهند و اين موضوع باعث شكايت برخي مديران پروژه از اين امر مي شود. آنها مي‌خواهند كه اين مسئولان اجرايي، قبل از شروع كار اين پروژه‌ها، با مديران پروژه براي آگاه شدن از نظر آنها و انجام درست كار مذاکره كنند.

حقيقت اين است كه اين مسئولان اجرايي با مديران پروژه مذاکره مي‌كنند. آنها زماني با مديران پروژه مذاکره مي‌كنند كه مي‌خواهند وظايف را تعيين كنند و يا منشور پروژه را ارائه دهند. بسياري از مديران پروژه، آمادگي بهره‌برداري از اين فرصت کوتاه را براي مشارکت در استراتژي سازماني ندارند.

مدير پروژه بايد در زمان واگذاري پروژه، بدون اتلاف وقت، سؤالاتي بنيادي را مطرح کند. اگر رابطه پروژه با استراتژي سازماني نامشخص باشد، زمان پرسيدن اين سؤالات در طول انجام كار خواهد بود. اگر اين رابطه مشخص باشد، منشور وسيله‌اي براي مستندسازي دقيق و روشن فرضيات و گرفتن تاييد حامي مبني بر درست بودن آنها خواهد بود. اگر زماني كه مدير پروژه تعيين مي‌شود، پروژه در حال انجام باشد، تاييد مجدد منشور موجود يا نوشتن نسخه‌اي جديد از آن، راهي فوق‌العاده براي مدير جديد پروژه به منظور جا انداختن و باورپذير كردن موقعيت خود خواهد بود.

مدير پروژه به عنوان مؤلف يا نگارنده منشور

سپردن تاليف منشور به فردي ديگر، در واقع سپردن پيشرفت، بازاريابي و مسير پروژه به آن فرد است. بهترين حاميان مي‌توانند بخوبي از عهده ايفاي اين نقشها بر‌آيند، اما همه آن‌ها اين توانايي را دارا نيستند. بسياري از مديران پروژه به اين دليل دچار سرخوردگي و نااميدي مي‌شوند كه حامي پروژه آنها، منشور را به صورت شفاف تنظيم نمي‌کند.

در برخي موارد، ممکن است حامي پروژه نتواند يا نخواهد پيش‌نويس منشور را تاييد كند. حاميان پروژه ممكن است خواستار تغييرات پي در پي باشند، يا اين كه با تاييد منشور مخالفت كنند. تمايل نداشتن براي تاييد سند نشانه درك اشتباه ، نبود پشتيباني و يا حتي مواردي بدتر از اينهاست. مدير حرفه‌اي پروژه بايد تا زمان حل شدن مشكل، كار را متوقف كند. ادامه پروژه بدون هيچگونه تفويض اختيار يا تعريفي مشخص از کار، به فاجعه ختم مي‌شود.

براي درك مناسب‌تر موضوع، يك نمونه منشور پروژه كه با توجه به طبيعت و نيازمنديهاي موجود در كشورمان تهيه شده است، ارائه مي‌شود. اين نمونه در دو قسمت تنظيم و ارائه شده است. قسمت اول نگاهي اجمالي به كل پروژه و تعريف و واژگان كليدي مي اندازد و قسمت دوم راهكارهاي رسيدن به اهداف كليدي پروژه را مطرح مي‌كند. لازم به ذكر است كه در ارائه اين نمونه، به دليل رعايت اختصار، تنها به ذكر عنوان وار محتويات بسنده شده است :

بخش اول – اطلاعات كلي و شرح اجمالي از پروژه

الف – تاريخچه

ب – تعريف منشور پروژه در اين سند

پ – تعريف پروژه (عقد قرارداد) و جايگاه آن

ت – ذي‌نفعان پروژه شامل سفارش دهنده و مشتريان اصلي، حامي و وظايف او و مدير پروژه.

ث – هدف اصلي پروژه

ج – محدوده پروژه

چ – نيازها، الزامات و معيارهاي پذيرش سفارش دهنده پروژه

ح – موارد مبهم براي عقد قرارداد

خ – نقشها و مسئوليتها

بخش دوم – راهكارهاي دست‌يابي به اهداف پروژه

الف – سازماندهي تيم پروژه

ب – تهيه و تصويب نمودار سازماني تيم عقد قرارداد

پ – روشها و راهكارهاي ويژه اين پروژه

ت – وابستگيها

ث – برنامه هاي پشتيباني

ج – مديريت ريسك (ماتريس شناسايي ريسك و اقدامات لازم براي پوشش ريسك‌ها)

چ – زمان

ح – هزينه ها و جريان نقدي پروژه.

 

منبع: وبسایت دانش امروز