تجزیه و تحلیل شغل

تجزیه و تحلیل شغل

تجزیه وتحلیل شغل به روشهائی اطلاق می شودکه اطلاعات و حقایق مربوط به کیفیت وماهیت هریک ازمشاغل سازمانی ،  شرایط انجام وظایف ومسئولیتهای آن رابطورسیستماتیک جمع آوری،مطالعه،تجزیه وتحلیل ویادداشت می شود.بنابراین تجزیه وتحلیل شغل یاکارشکافی عبارت است ازکشف،مطالعه وثبت جنبه های مشخص واساسی هریک از مشاغل سازمانی است.در واقع بوسیله تجزیه وتحلیل شغل خلاصه ای از وظایف،تقسیم کار ومسئولیتها،رابطه با مشاغل دیگر،دانش ومهارتهای مورد نیازبرای تصدی شغل وشرایط کاری آن شغل تهیه می گردد.شغل به مجموع وظایف ومسئولیتهائی که انجام آن درسازمان به عهده  یک فرد محول می گردد، اطلاق می گردد.
فواید تجزیه وتحلیل شغل :
1- تهیه نمودارسازمانی وبرقراری ارتباطات مطلوب
2- تهیه شرح وظایف ،شرایط احراز شغل
3- تهیه خط مشی های پرسنلی،برنامه ریزی نیروی انسانی وترفیعات
4- ارزابی مشاغل وتهیه نظام عادلانه حقوق ودستمزد
5- ارزیابی عملکردوکارآئی کارکنان
6- بهسازی وآموزش
7- تعیین وتهیه استانداردها وفعالیتهاازطریق مطالعه حرکات وزمان سنجی
8- برقراری سیستم ایمنی وبهداشت
9- ارتقائسطح تولیدوافزایش بازدهی کارافراد
زمان اجرای تجزیه وتحلیل شغل :
·        هنگام تاسیس سازمان                                
·        زمان بسط ویاایجاد مشاغل جدید وادغام                          
·        زمانی که تغییر تکنولوژی منجر به تغییر مشاغل شود.
·        هنگام کاهش پستهای سازمانی
تجزیه وتحلیل شغل از طریق پاسخ گوئی به سه سوال زیرانجام می گیرد؟
·        چه کاریانجام میگیرد؟ (فیزیکی،فکری)
·        چطورکار انجام می گیرد؟
·        چرا آنطور کار انجام می گیرد؟
روشهای تجزیه وتحلیل شغل :
·        پرسشنامه
·        روش مشاهده
·        روش مصاحبه
·        روش استفاده از سوابق شغل کارکنان
·        روش ترکیبی
عواملی که باید درتجزیه وتحلیل شغل مورد مطالعه وبررسی قرارگیرند :
·        نوع شغل
·        شرح وتوصیف وظایف
·        مغلومات علمی
·        تجربه عملی
·        ظرفیت ابتکار
·        دشواری وظایف
·        مسوولیت مالی
·        مسوولیت سرپرستی مشاغل دیگر
·        مسوولیت حفظ اطلاعات محرمانه
·        ارتباط وتماس با مردم وارباب رجوع
·        حدود نظارتی که بر شغل اعمال می شود
·        فعالیتهای فکری
·        فعالیتهای فیزیکی
·        شرایط کاروخطرات وخستگیهای ناشی از آن

پرسشنامه تجزیه وتحلیل شغل :
معمولا سوالات پرسشنامه تجزیه شغل، درپنج قسمت (شرح وظایف- مهارتها- مسئولیتها- فعالیتها- شرایط کار) به شرح زیر تنظیم می گردد :
الف- شرح وظایف :
·        هدف اساسی کاری که به عهده شما محول شده است چیست؟
·        چه وظایفی رادرساعات اداری شخصا انجام می دهید؟
·        چه وظایفی رادریک دوره معیین ،مثلا ،درظرف هفته یا ماه انجام می دهید؟
·        انجام چه امورفرعی علاوه بروظایف اصلی بعهده شما محمول شده است؟
·        سرپرستی چند کارمندرابعهده دارید؟ عناوین مشاغل وتعداد کارمندان رادر هر شغل ذکر کنید؟
·        به چه مقامی در سازمان گزارش می دهید؟
·        در انجام وظایف از چه مقامی در سازمان دستور می گیرید؟

ب- مهارتها :
·        به عقیده شما ،چه درجات تحصیلی(ابتدائی ،متوسطه،عالی)
·        برای تصدی شغلی که شما عهد دار انجام تکالیف آن هستید ضروری است؟
·    آیاگذراندن دوره تخصصی یا آموزشی خاصی را،برای کسی که بخواهد داوطلب انجام وطایف شغلی که شما تصدی آنرا بعهده داریدبشود،لازم می دانید؟
·    در نظر گرفتن حداقل معلومات علمی لازم،به عقیده شما،حداقل تجربه عملی(هفته- ماه- سال)برای فردی که وظایف شغل مورد تصدی شما، یا شغلی مشابه را عهده دار گرددچیست؟
·    در چه مشاغلی، کارمند تجربه لازم را برای تصدی شغلی که شما مسئول انجام تکالیف آن می باشند می تواند کسب کند؟
·        انجام وظایف در شغل فعلی، شما رابرای تصدی کدامیک ازمشاغل بالاتردرسازمان آماده می کند؟
·        دشوارترین جنبه وظایف شغل کدام است؟واز چه جهت آن را دشوار می دانید؟

ج- مسئولیتها :
·    آیادرانجام وظایف سازمانی با دریافت وپرداخت ،نگهداری وجوه واسنادوسایراقلام دارائیهای موسسه سروکاردارید؟اگر چنین باشد،حدودمسئولیت خودراازحیث مقدار،ارزش وزمانی که برای هرمورد مصروف می دارید بیان کنید.
·    حدودنظارت وسرپرستی که از لحاظ راهنمائی،تقسیم کار،ومنترل افرادی که با شما کارکی کنند اعمال می دارید چیست؟
·        آیامسئولیت دیگری ،جز اداره وجوه ونظارت برافراد،بعهده شما محول شده است؟
·        چه نوع اسناد واطلاعات محرمانه در اختیار شما قراردارد؟
·    آیادر انجام تکالیف خود با مردم وارباب رجوع یا مشتریان تماس وارتباط برقرار می سازید؟کیفیت وهدف این ارتباط رااز لحاظمسئولیتهای سازمان بیان دارید.
·        کدامیک ازوظایف وتکالیف شغل شما مستلزم تجزیه وتحلیل واخذ تصمیم است؟
·        چه تصمیماتی را بدون مراجعه به رئیس بلاواسطه شخصا اتخاذ می کنید؟
·        چه نوع گزارشها وفرمهائی را شخصا تهیه می کنید؟ درصورت امکان نمونه ای ازانهارا ضمیمه نمائید.    
·        ازچه نوع وسایل وماشین آلات ضمن کار استفاده می کنید؟
·       چه عواملی را از حیث قوای جسمانی ،شرایط سمعی و بصری ومشخصات فیزیکی دیگر در شغل خود ضروری می دانید؟
·        به طور تقریب ،چند درصد از اوقات کار را صرف ایستادن، نشستن،راه رفتن،حرکت وحالات دیگر می نمادید؟
·        چه شرایط دیگری را به غیرازآنچه که ذکر شد در انجام وظائف شغل خود ضروری می دانید؟

هـ- شرایط کار :
·        بطور معمول کار روزانه شما چند ساعت است؟
·    ایا وظائف محوله راتحت شرایط نا مساعدچون:گرما، رطوبت،سروصدا،گردوغبارونظائر آن انجام می دهید؟اگر چنین است،وضع محیط کار خود رااز حیث شرایط نامساعد زمان ومکان شرح دهید.
·        هرنوع اطلاعات دیگری را برای توصیف شغل خود لازم می دانید بیان کنید.

شرح شغل  Job Discriptions     :
شرح شغل عبارتست از فهرست جامعی از کیفیت ، وظایف ، مسئولیتهای یک شغل شامل :
·        نام شغل
·        تعریف شغل
·        شرح وظایف ومسئولیتهاوشرایط کار

مشخصات شغل  Jab Specification :
در شرح مشخصات شغل ویژگیها، مهارتها، شرایط احراز وسایر عوامل مربوط به اجرای شغل درج می گردد :
1- حداقل مدرک تحصیلی(دوره های آموزشی وتخصصی)
2- حداقل تجربه در شغل قبلی
3- اطلاعات خاص درباره مواد،روش،وسایل،محصول ونظائرآن
4-شرایط روانی وخصوصیات دیگراز حیث هوش،قدرت ابتکار سرعت انتقال وغیره.
5- خصوصیات وصفات شخصی لازم از حیث خلق وخوی، ظرفیت همکاری،اجتماعی بودن ونظائر آن.
6- شرایط فیزیکی ازقبیل نیروی جسمانی،قد،وزن،فرزی، جستی وچالاکی وغیره
7- ظرفیت قبول مسئولیت
8- مهارت در کارهای یدی
9- شرایط لازم برای کاردراوضاع واحوال مساعد
10- شرایط لازم برای کاردرمحیطی که احتمال وقوع حوادث وخطراتی می رود.

مراحل اجرای تجزیه وتحلیل شغل :
1- مطالعه مقررات ، آئین نامه ها،خط مشیها ورویه ها،تشکیلات وماهیت مشاغل موجود درسازمان
2- جمع آوری اطلاعات در موردشغل
3- تجزیه وتحلیل اطلاعات جمع آوری شده
4- تشخیص عوامل تشکیل دهنده شغل از قبیل:
1-4- اطلاعات شغلی
2-4- شناسادی شغل شامل: عنوان شغل، خلاصه شغل،شرایط شغل
3-4- شرح شغل شامل:شرح وظایف شغل،شرح چگونگی انجام تکالیف، شرح مسئولیتهای شغل

4-4-
-    مختصات شغلی شامل:مختصات فکری(پدیده هائی که به هوش،استعدادوشعور افراد مربوط می شود)
-         مختصات روحی وروانی(پدیده هائی است مربوط به منش وشخصیت فرد در رابطه با شغل وی)
-         مختصات اجتماعی(ایحاد وحفظ ارتباط بادیگران)
-         مختصات محیط کار(شرایطی که کار تحت آن انجام می گیرد)

5-شرایط احراز شغل که مشتمل
6- تهیه استانداردعملکرد

اثر بخشی تجزیه تحلیل شغل :
·        تعهد مدیران عالی
·        فراگیری واحدهای سازمانی
·        فراگیری کارکنان سازمان
·        ارتباطات موثربااهداف وبرنامه
·        استفاده ازکارشناسان ومتخصصان فنی
·        جمع آوری اطلاعات در طی  ساعات کاری بطورمنظم
·        اطمینان ازروائی وپایایی اطلاعات جمع آوری شده
·        ایجاد کمیته ای برای تداوم وارزیابی تجزیه وتحلیل شغل درسازمان

طبقه بندی مشاغل :
عبارت است از دسته بندی یا تنظیم مشاغل در گروههائی از مشاغل مشابه و استقرار آن در طبقات و درجات مختلف بطوریکه رابطه صحیح و معقول بین عوامل سه گانه زیر برقرار باشد :
1.     وظایف، اختیارات و مسؤولیتهای مشاغل
2.     شرایط احراز شغل
3.     حقوق و مزایا
یکی از اهداف اصلی طبقه بندی مشاغل اجرای شعار معروف :" پرداخت مزد مساوی در برابر کار مشابه است ."

مراحل طبقه بندی مشاغل :
1.     تعیین مبنای طبقه بندی مشاغل
2.     تشخیص مبنای طبقه بندی مشاغل
3.     تشخیص طبقات شغلی
4.     تعیین عناوین طبقات شغلی
5.     تدوین و شرح طبقات مشاغل
6.     تدوین و تنظیم شرح مختصات طبقات مشاغل
7.     شماره گذاری یا کدگذاری طبقات مشاغل
8.     تهیه فهرست عناوین طبقات مشاغل
9.     تهیه شناسنامه طبقات مشاغل
10.  تهیه شرح وظایف طبقات مشاغل
11.  تهیه شرح مختصات طبقات مشاغل

اهداف و مقاصد طبقه بندی مشاغل :

1.     اهداف فرهنگی :
1-1-  تعیین ارزشهای علمی- اقتصادی- اجتماعی و سیاسی.
2-1- برقراری ارتباط مطلوب و منطقی بین ارزشهای شغلی و فعالیت شاغلان در تولید و سودبری
3-1- ایجاد معیارهای لازم برای هماهتگ نمودن و یکسان کردن عناوین شغلی.
4-1- ایجاد استانداردهای حقوقی و دستمزدی.
5-1- ایجاد زمینه های لازم برای جلوگیری از تضییع حق کارمندان برای عزل و نصب ارتقاء و ترفیع و ...
2 .  اهداف سازمانی که از اجرای طبقه بندی مشاغل حاصل می شود، عبارت است از :
1-2- ایجاد ضوابط و معیارهای منصفانه حقوقی و دستمزدی بر مبنای واقعیات مربوط به مشاغل موجود
2-2- فراهم نمودن زمینه مناسب جهت به کارگیری افراد شایسته برای جلوگیری از پیشرفت فرآیندهای نابرابر سازمانی
3-2- تعیین حدود اختیارات و مسؤولیتهای مقامهای ثابت سازمانی و جلوگیری از عملکرد احساسی سازمانها
4-2- ایجاد نهادهای قانونی مستحکم برای جلوگیری از رسیدن افراد نالایق و سفارشی به طبقات شغلی سازمانی
5-2- ایجاد سیستمهای اطلاعاتی لازم برای تجزیه و تحلیلهای پرسنلی و مهندسی شغل در سازمان

منبع : http://profsite.um.ac.ir/~doaei/hr_files/image007.gif&imgrefurl