اخبار دانشگاهی کشور / مديريت 18 امرداد 1392 - 09 August 2013
اهميت برنامه‌ريزی و هدف‌گذاری در مذاكره چه قدر است
اگر چه این مرحله کمی زمان‌بر و خسته‌کننده است، اما این ویژگی‌ها به هیچ وجه از اهمیت آن نمی‌کاهد. مذاکره‌کننده‌ای که برای مذاکره برنامه‌ریزی نکرده یا برنامه‌ریزی ضعیفی انجام داده در طول مذاکره با مشکلات متعددی مواجه می‌شود:
زمانی که طرف مقابل پیشنهادهایی را روی میز می‌گذارد، نمی‌تواند به سرعت در مورد ارزش این پیشنهادها قضاوت کند. برای چنین مذاکره‌کنندگانی بسیار پیش می‌آید که در مذاکره‌ای به توافق دست می‌یابند؛ اما در بررسی‌های بعدی متوجه می‌شوند که توافق انجام شده همه خواسته‌های آنها را تامین نکرده است.
زمانی که طرف مقابل پیشنهاد مناسبی را مطرح می‌کند، مذاکره‌کننده بیش از حد تردید و تاخیر از خود نشان می‌دهد؛ به گونه‌ای که طرف مقابل طاقت خود را برای مذاکره از دست داده یا پیشنهاد خود را اصلاح می‌کند.
مذاکره‌کننده‌ای که برای مذاکره برنامه‌ریزی کافی انجام نداده نمی‌تواند نقاط قوت و ضعف مواضع خود و نیز قوت و ضعف مواضع طرف مقابل را به خوبی کشف و تحلیل كند. در چنین شرایطی توجیه طرف مقابل برای پذیرفتن مواضع اتخاذشده کار ساده‌ای نخواهد بود.
فرآیند تبادل امتیازات در مذاکره فرآیندی بسیار مهم است که معمولا در مدت زمان نسبتا کوتاهی انجام می‌گیرد. مذاکره‌کنندگانی که از قبل برای این شرایط آمادگی کامل کسب نکرده باشند، دچار سردرگمی شده و نمی‌توانند در فضای حاکم بر جلسه مذاکره با دقت و سرعت مناسب در مورد فرآیند تبادل امتیازات تصمیم بگیرند.
با توجه به اینکه بخش قابل توجهی از فعالیت ذهنی مذاکره‌کننده در طول مدت مذاکره به تحلیل مواضع و پیشنهادهاي مطرح شده اختصاص می‌یابد، کمتر می‌توان انتظار داشت که همزمان ترفندها و توصیه‌های دیگر ذکرشده درخصوص مذاکره به درستی و در زمان مناسب به کار گرفته شود.
شنیدن حرف‌های جدید که قبلا احتمال مطرح شدن آن در طی مذاکره پیش‌بینی نشده است، گاهی باعث از دست دادن اعتماد به‌نفس مذاکره‌کننده و در نتیجه عدم حصول موفقیت خواهد شد.
در زمان برنامه‌ریزی مذاکره‌کنندگان موفق در مقایسه با مذاکره‌کنندگان متوسط:
گزینه‌های بیشتری را طراحی و بررسی می‌کنند.
بیشتر در پی یافتن زمینه‌های مشترک هستند.
زمان بیشتری را صرف جنبه‌های بلندمدت مذاکره می‌کنند.
در مورد هر یک از پارامترها و موضوعات مورد مذاکره به جای تعیین یک نقطه خاص، محدوده‌ای از گزینه‌های قابل قبول را تعیین می‌کنند (به جای اینکه بگویند من این کالا را به قیمت... خواهم فروخت، می‌گویند: من برای قیمت‌گذاری این کالا، محدوده ... تا ... را مدنظر دارم.)
البته باید توجه داشت که مراحل مذاکره الزاما یکی پس از دیگری انجام نمی‌شوند، گاه در مراحل پایانی مذاکره شرایطی پیش می‌آید که مذاکره‌کننده مجبور می‌شود به نخستین مراحل مذاکره بازگردد.
اهداف
نخستین گام در طراحی و برنامه‌ریزی یک مذاکره تعیین اهداف است. مذاکره‌کننده باید هدف‌های خود را پیش‌بینی کرده و روش‌هایی برای دستیابی به هر یک از این اهداف را طراحی و برنامه‌ریزی كند. اهداف مورد توجه در یک مذاکره را می‌توان به شکل زیر تقسیم‌بندی کرد: اهداف مادی (نظیر خرید کالا با قیمت پایین‌تر، زمان تحویل سریع‌تر و...) اهداف نامشهود (نظیر حس برنده شدن/ دفاع از شهرت و آبروی شرکت و...) اهداف رویه‌ای (مانند تمایل به روند دموکراتیک و انجام رای‌گیری در مذاکره، رعایت نظم و ترتیب در جلسه مذاکره، ایجاد حس حل و فصل منصفانه تعارض برای همه طرفین درگیر و...)
مذاكره‌كننده، بايد اين اهداف را به طور مشخص و روشن تعريف كند. پس از تعريف هدف‌ها، بايد آنها به صورت مرتب فهرست شده و اولويت‌بندي شوند. همچنين ممكن است در صورت پيچيده بودن موضوع مذاكره، اهداف، دسته‌بندي شده و به صوت چند بسته پيشنهادي، مورد توجه قرار گيرند.
در تعيين اهداف به نكات زير توجه داشته باشيد:
* اهداف با آرزوها فرق دارند. همه ما آرزوهاي زيادي داريم كه علاقه‌منديم روزي به واقعيت بپيوندند. اما زماني كه از اهداف صحبت مي‌كنيم، بايد واقع‌گرا بوده و چيزي را به عنوان هدف تعيين كنيم كه واقعا دستيابي به آن امكان‌پذير است. در غير اين صورت به احتمال زياد، مذاكره به بن‌بست منتهي خواهد شد.
* اهداف ما و اهداف طرف مقابل به يكديگر مرتبط هستند و از تعامل بين اين اهداف و وجود همين ارتباط است كه موضوعاتي براي مذاكره شكل مي‌گيرد. شما تمايل داريد يك خودرو را به قيمت هشت ميليون تومان بخريد. طرف مقابل تمايل دارد خودرو را به قيمت نه ميليون تومان بفروشد. پس يك تعارض وجود دارد كه موضوع آن، توافق بر سر قيمت خودرو» است. در يك انتهاي اين تعارض، قيمت هدف شما و در انتهاي ديگر، قيمت هدف طرف مقابل قرار دارد. مذاكره انجام مي‌شود تا نقطه تلافي خواسته‌هاي دو طرف مشخص شود. اگر اهداف و خواسته‌هاي دو طرف اختلاف نداشته باشند، به مذاكره نيازي نخواهد بود.
* براي اهداف حد و حدودي وجود دارد. تجاوز از آن حد‌وحدود، شما يا طرف مقابل را مجبور به ترك مذاكره خواهد كرد. بنابراين، هميشه بكوشيد اهداف خود را در چارچوب حد و حدودي منطقي و شرايط تحميل شده از جانب محيط، تعريف كنيد.
* اهداف بايد مشخص و قابل اندازه‌گيري باشند. اهدافي نظير «خريد خودرو به پايين‌ترين قيمت ممكن» يا «گرفتن نوعي از وام كه اقساط آن از درآمد ماهانه ما كمتر باشد»، اهداف خوبي نيستند. اهداف مشخص و قابل اندازه‌گيري را ساده‌تر مي‌توان تعقيب كرد. ضمن اينكه انتقال آنها به طرف مقابل راحت‌تر انجام مي‌پذيرد. اگر اهداف مذاكره را به صورتي مشخص و قابل اندازه‌گيري تعريف نكنيد، درك اينكه آيا پيشنهاد طرف مقابل مي‌تواند اين اهداف را تامين كند يا خير كار دشواري است. البته بديهي است كه در كنار اهداف مذاكره، برخي اهداف نامشهود و اهداف رويه‌اي نيز وجود دارند. كسي كه مي‌خواهد ماشين سواري خود را به همكارش بفروشد، ممكن است مهم‌ترين هدف خود را جلب رضايت او و حفظ دوستي و ارتباط بلندمدت بداند.همچنين همكار وي كه مي‌خواهد ماشين را خريداري كند، ممكن است در مورد رويه مذاكره نظر خاصي داشته باشد. مثلا (مستقل از اينكه در نهايت ماشين با چه قيمتي معامله خواهد شد) علاقه‌مند باشد ماشين را به چند بنگاه معاملات خودرو نشان دهد، تا اطمينان حاصل كند كه اين معامله به زيان هيچ يك از طرفين نخواهد بود.
منبع: كتاب فنون مذاكره
مولف: محمدرضا شعبانعلي
به نقل از خانه کار آفرینان
