نکاتی برای برنامه‌ ریزی کاری

 یک برنامه‌ی کاری می‌تواند تنها فهرستی مرتب‌شده از مجموعه‌ی امور لازم برای تکمیل یک کار باشد. آن‌گونــه که اغلب برای برنامه‌ریزی کارهای شخصی یک روز استفاده می‌شود.

در پروژه‌های بزرگ‌تر، تهیه‌ی فهرست کارها امری مشکل‌تر است. این احتمال وجوددارد که برخی از فعالیت‌ها از قلم بیافتند یا ندیده‌گرفته شوند. نیاز است تا فهرست بلند Taskها در یک پروژه‌ی بزرگ، در قالب ساختارهای شکست سلسله مراتبی، مانند WBS تعریف‌شوند تا احتمال از قلم‌افتادن به حداقل برسد. یک برنامه‌ی کاری باید بتواند مدیران را در امور زیر یاری دهد:

ـ فعالیت‌های اصلی یک پروژه را مشخص‌می‌کند در نتیجه تمام آن کارهایی برای تکمیل یک پروژه لازم است انجام‌شوند معین می‌شوند.

ـ فعالیت‌ها در قالب یک توالی منطقی مرتب می‌شوند، لذا زمانبنــدی آنها آسان‌تر می‌شود.

ـ فعالیت‌هایی نیاز به منابع خاص دارند مشخص می‌شوند و امور مدیریت منابع انسانی آسان‌تر می‌شود.

ـ با مشخص‌شدن منابع مورد نیاز فعالیت‌ها، بودجه‌ی موردنیاز برای تکمیل آنها معین می‌شود.

ـ آنچه باید انجام گیرد به روشنی بیان می‌شود، بنابراین مسوولیت‌ها به وضوح تعریف می‌شوند و آنچه باید انجام گیرد به اعضاء تیم تفهیم می‌شود.

ـ فعالیت‌ها به هم مرتبط در قالب‌های معینی دسته‌بندی می‌شوند و Milestoneهای لازم برای آنها تعریف می‌شود.

سازماندهی فهرست فعالیت‌ها از کلیدی‌ترین امور برنامه‌ریزی است. با یک سازماندهی مناسب، می‌توان یک پروژه‌ی بزرگ را بسیار آسان‌تر و بدون درگیری با جزئیات تصویرسازی کرد. تهیه‌ی فهرست فعالیت‌ها، از مهم‌ترین امور پروژه است. ساختار این سند، زیربنایی است برای امور بعدی پروژه، نظیر بودجه‌ریزی، مدیریت منابع انسانی، زمانبندی و هماهنگ‌سازی اجرای پروژه.

به نقل از ویستا