هنر پرسيدن سوال

مهارت‌هاي مديريتي: هنر پرسيدن سوال

چکيده:
شما به عنوان يك مدير چقدر در پرسيدن سوال مهارت داريد؟ تجربه من نشان مي‌دهد، اكثر مديران به‌اين موضوع فكر نمي‌كنند.

مهارت‌هاي مديريتي: هنر پرسيدن سوال



حتي در فهرست قابليت‌هاي مديريتي، موردي به نام «توانايي پرسيدن سوال» را پيدا نمي‌كنيد، به علاوه در مدارس كسب و كار يا برنامه‌هاي آموزشي مديران، بخش آموزشي مشخص و مجزايي به نام توانايي پرسيدن سوال وجود ندارد. اما پرسيدن سوالات به طور مؤثر، بخش مهم و اساسي شغل مديريت به حساب مي‌آيد و مهارتي است كه كمي‌ تمركز بيشتر روي آن مي‌تواند ارزش‌آفرين باشد.
همه ما شرايطي را تجربه كرده‌ايم كه شايد بدون آنكه متوجه شويم نتوانسته‌ايم يك پرسشگر خوب باشيم. براي مثال، چندي پيش در جلسه‌اي شركت داشتم كه در آن تيم پروژه در حال بررسي پيشرفت كار خود با پشتيبان ارشد اجرايي بود. از حركات پشتيبان اجرايي طي ارائه مطالبش، معلوم بود كه با مسيري كه تيم در پيش گرفته بود احساس ناراحتي مي‌كرد. در نتيجه، بدون آنكه بتواند سوال‌هاي مناسبي را از تيم بپرسد، تاييد اقدامات بعدي را به تاخير انداخت تا ‌اينكه بتواند با سرپرست تيم گفت‌وگوي بيشتري داشته باشد. پشتيبان اجرايي طي ملاقاتي كه بعدا با سرپرست تيم داشت، او را مورد شماتت قرار داد زيرا سرپرست به گروه اجازه داده بود كه از مسير اصلي منحرف شوند. در نهايت، سرپرست گروه توانست تفكر پشت طرح مورد نظر را توضيح دهد و پشتيبان اجرايي را متقاعد كند كه به اهداف خود نائل ‌شوند و همين طور توانست اجازه ادامه كار را دريافت كند. اما در‌اين ميان، سرعت پيشرفت كار گروه كم شده بود و يك هفته بهره‌وري را از دست داده بودند، آنها به جاي تمركز روي انجام پروژه به بهترين وجه ممكن، بيشتر روي راضي نگه داشتن پشتيبان متمركز شده بودند.
اين مثال تنها نمونه موجود نيست. بسياري از مديران نمي‌دانند كه چگونه فرآيند تفكر زيردستان، همكاران و رييسان خود را بررسي و جست‌وجو كنند و به جاي آن، از روي اعمال و رفتارشان فرضيه‌سازي و گمانه‌زني مي‌كنند. اگر آن فرضيات اشتباه باشند، همه نوع الگوي ناكارآمد مي‌تواند‌ ايجاد شود. براي مثال در يك شركت خدمات مالي، ارتقاي يك محصول عمده تا چند ماه به تاخير افتاد زيرا مديران توليد و فناوري اطلاعات، فرضيات متفاوتي درباره زمان تحويل داشتند و يكديگر را به خاطر تاخير‌ ايجاد شده سرزنش مي‌كردند. هنگامي‌كه يك شخص ثالث در نهايت به آنها كمك كرد تا سوالات مناسبي را مطرح كنند، آنها توانستند به طرحي دست پيدا كنند كه مورد رضايت دو طرف بود و به سرعت درآمد افزايشي را در پي داشت.
«پرسشگري» مؤثر و اصولي مي‌تواند در سه زمينه، اثربخشي مديريت شما را تقويت كند و مي‌توانيد ببينيد كه چطور در هر مرحله مهارت‌هايتان را بهبود مي‌بخشد.
اولين مرحله توانايي پرسيدن سوالاتي در مورد خودتان است. همه ما برخي عادات بيهوده و بي‌فايده داريم كه بعضا ناآگاهانه است. بنابراين مديران خوب هميشه از خود و ديگران در مورد آنچه كه آنها مي‌توانند بهتر يا به گونه‌اي متفاوت انجام دهند، سوالاتي مي‌پرسند. يافتن زمان و شيوه مناسب براي پرسيدن ‌اين سوال‌ها به گونه‌اي كه به پاسخ‌هاي سازنده و صادقانه منتج شود، بسيار مهم است.
دومين مرحله توانايي پرسش در مورد طرح‌ها و پروژه‌ها است. هر دو مثالي كه پيش از ‌اين ذكر شد، در‌اين گروه قرار مي‌گيرند. سوال پرسيدن در مورد پروژه‌ها بايد به گونه‌اي باشد كه نه تنها موجب پيشرفت كار شود، بلكه در‌ايجاد روابط موثر باشد و به افرادي كمك كند كه در حال يادگيري و رشد هستند. ‌اين بدان معنا نيست كه سوالات شما نمي‌تواند جدي و مستقيم باشد، بلكه پرسش و جست‌وجو بايد در راستاي تسريع پيشرفت، شفاف‌سازي فرضيات ناآگاهانه و حل مشكلات باشد.‌ اين فرآيند در تقابل با روش مديراني قرار دارد كه تنها براي اثبات زيركي خود يا گيج كردن ديگران، اقدام به پرسيدن سوالاتي مي‌كنند. از سوي ديگر، من بسياري از بهترين مديران را ديده‌ام كه توانايي خارق العاده‌اي براي شركت در گفت و شنود‌هاي سقراطي (گفت‌وگويي استنتاجي) دارند و به افراد كمك مي‌كنند كه خودشان به طور مستقل درباره اقدامات مربوط به بهبود پروژه يا طرح، نتيجه‌گيري كنند كه البته اين كار باعث احساس مالكيت و يادگيري بسيار بيشتر مي‌شود.
آخرين مرحله، تمرين پرسيدن سوالاتي در مورد سازمان است. گرچه معمولا اين مساله به زبان آورده نمي‌شود، اما مديران موظفند هميشه به دنبال راه‌هايي باشند كه سازمان به طور كامل بتواند عملكرد موثرتري داشته باشد. به ‌اين منظور، آنها بايد سوالاتي در مورد شيوه‌ها، فرآيندها و ساختارها بپرسند: چرا ما كارها را به‌اين شيوه انجام مي‌دهيم؟‌ آيا راه بهتري وجود دارد؟ پرسيدن اين سوالات به گونه‌اي كه حالت تدافعي ايجاد نكند و سازنده باشد، يكي از مهارت‌هاي مهم مديران به شمار مي‌رود.
اكثر ما مديران هرگز به چگونگي تنظيم سوالاتمان فكر نمي‌كنيم. اجراي‌ اين فرآيند با تفكر صريح و روشن نه تنها از شما مدير بهتري مي‌سازد، بلكه ممكن است به ديگران نيز كمك كند تا مهارت‌هاي پرسشگري و تحقيقي خود را بهبود بخشند.
منبع: HBR
منبع:     دنياي اقتصاد     تاريخ انتشار:     1390-08-29
نويسنده:         مترجم:     زهره همتيان