چگونه مي‌توان با كار كمتر، نتيجه بهتري گرفت؟

مهارت‌هاي مديريتي

چگونه مي‌توان با كار كمتر، نتيجه بهتري گرفت؟

بيل، كارمندي است كه بدون وقفه كار مي‌كند. همه كارها را روي ميزش جمع كرده و تمام روز از اين جلسه به آن جلسه در رفت و آمد است. او حتي ناهار را هم پشت ميزش مي‌خورد. راستي به نظرتان آشنا نمي‌آيد؟

در مقابل، نيك تقريبا 90 دقيقه پيوسته با انرژي كار مي‌كند و بعد 15 دقيقه استراحت مي‌كند و دوباره كار را از سر مي‌گيرد. در ساعت 12:15 به مدت 45 دقيقه براي ناهار از شركت خارج مي‌شود يا در يك سالن ورزش در همان نزديكي تمرين مي‌كند. حدود ساعت 3 پشت ميزش چشم‌هايش را مي‌بندد و استراحت مي‌كند. گاهي اوقات، اين استراحت تبديل به يك خواب نيمروزي 15 تا 20 دقيقه‌اي مي‌شود. بالاخره، او بين ساعت 4:30 تا 5 به مدت 15 دقيقه براي پياده روي بيرون مي‌رود.

بيل، 10 ساعت در روز را به كار اختصاص مي‌دهد. او كار را تقريبا با 80 درصد ظرفيت خود شروع مي‌كند و مثل هميشه كار خود را طي روز انجام مي‌دهد.

ساعت 1 بعد از ظهر، بيل كمي‌احساس خستگي مي‌كند. اكنون ظرفيت او به حدود 60 درصد كاهش يافته و انرژي‌اش تا حدي تحليل رفته است. بين ساعت 4 تا 7 بعد از ظهر متوسط ظرفيت او تقريبا 40 درصد است.

اين ويژگي را قانون بازده نزولي مي‌گويند. متوسط ظرفيت بيل طي 10 ساعت 60 درصد است كه اين يعني او به طور موثر 6 ساعت كار مفيد انجام مي‌دهد.

نيك نيز به همين ترتيب، 10 ساعت كار مي‌كند. او مي‌تواند در ابتداي كار، حدود 90 درصد از ظرفيت خود را به كار گيرد؛ چون مي‌داند قبل از آنكه خسته شود، استراحت خواهد كرد. با ادامه روز، كارش كمي‌كند مي‌شود. اما بعد از نهار و پياده‌روي نيمروزي و استراحت بعدازظهر، هنوز براي سه ساعت آخر روز 70 درصد از ظرفيتش باقي مانده است. نيك، حدود دو ساعت طي 10 ساعت كارش استراحت مي‌كند، بنابراين فقط 8 ساعت كار مي‌كند. او طي اين زمان از حدود 80 درصد ظرفيتش استفاده مي‌كند. بنابراين، كمتر از 5/6 ساعت كار مفيد انجام مي‌دهد كه نيم ساعت از بيل بيشتر است.

نيك، متمركزتر و آماده تر از بيل است. ضمنا، اشتباهات كمتري مرتكب مي‌شود و وقتي شب به خانه بر مي‌گردد، انرژي بيشتري براي خانواده برايش باقي مانده است.

***

تنها تعداد ساعت‌هايي كه پشت ميز نشسته‌ايم براي اندازه‌گيري ارزشي كه ايجاد مي‌كنيم كافي نيست. بلكه عامل تعيين كننده، انرژي است كه در ساعت‌هاي كار صرف مي‌كنيم. طبيعت انسان اين گونه است كه بين دريافت و مصرف انرژي خود، تعادل ايجاد مي‌كند. نگه داشتن ذخيره ثابتي از انرژي (فيزيكي، ذهني، حسي و حتي معنوي) مستلزم احياي متناوب آن است. اگر به روش نيك كار كنيد، كارهاي بيشتري انجام مي‌دهيد، زمان كمتري صرف مي‌كنيد، كيفيت بهتري ارائه مي‌دهيد و آستانه تحمل‌تان بيشتر خواهد بود.

سعي كنيد محيط كاري را طوري تنظيم كنيد كه رابطه متعادلي بين كار زياد و تجديد قواي واقعي براي كارمندان وجود داشته باشد. در اين صورت، بهره‌وري، توام با انگيزه و رضايت شغلي كارمندان افزايش خواهد يافت.

شواهدي وجود دارد كه نشان مي‌دهد استراحت و تجديد قوا باعث افزايش كارآيي مي‌شود.

در اينجا، به تحقيقي اشاره مي‌كنيم كه توسط ناسا با همكاري سازمان هواپيمايي فدرال از خلبانان در پروازهاي خطوط حمل و نقل انجام شده است. به يك گروه از خلبانان اجازه داده شد كه 40 دقيقه بين پرواز وقت خواب داشته باشند كه عملا 26 دقيقه خواب واقعي داشتند. بعد از خواب، زمان متوسط هوشياري آنها 26 درصد رشد كرد. ازخلبان‌هايي كه نخوابيده بودند نيز در ميانه پرواز تست مشابهي گرفته شد كه مشخص شد زمان متوسط هوشياري آنها 34 درصد افت داشته است. آنها همچنين 22 بار طي 30 دقيقه آخر پرواز چرت زده بودند كه هر كدام بين 2 تا 10 ثانيه طول كشيده بود. در حالي كه چنين وضعيتي براي خلبان‌هايي كه خوابيده بودند، وجود نداشت.

من طي دهه 30 و 40 زندگي خود سه كتاب نوشته‌ام. هر روز از ساعت 7 صبح تا 7 شب پشت ميز كارم مي‌نشستم و بسيار تلاش مي‌كردم كه بتوانم تمركز كنم.نگارش هر كتاب تقريبا يك سال طول مي‌كشيد، اما در مورد كتاب‌هاي جديدم تصميم گرفتم از متد ديگري استفاده كنم. اين مدل به اين صورت بود كه در سه تايم90 دقيقه‌اي كار مي‌كردم و بين هر يك استراحت مي‌كردم.

هر دو كتاب را طي شش ماه به اتمام رساندم. يعني تقريبا نصف زماني كه نگارش هر كتاب در گذشته برايم طول مي‌كشيد. وقتي كار مي‌كردم، واقعا بر كار متمركز بودم. وقتي تجديد قوا مي‌كردم (مثلا با خوردن غذا يا مديتيشن يا ورزش) واقعا احساس شادابي داشتم.

فشار كار، دشمن كيفيت كار نيست. در واقع، راهي است كه مي‌توان از طريق آن ظرفيت را افزايش داد. مثلا، ورزش وزنه برداري را در نظر بگيريد. با فشار آوردن بر عضلات خود و بازيابي بعد از آن كم كم قوي مي‌شويد. دشمن واقعي ما، عدم انجام تجديد قوا به صورت منظم است.