ارتباطات سازماني Organizational Communication

ارتباط سازمانی، شكلی از ارتباط میان‌فردی است؛ كه در آن، ارتباط، ناظر به روابط كاری كاركنان درون یك سازمان می‌باشد.[1] این‌گونه از ارتباط، كه ریشه در آموزش‌های سخنرانی برای مدیران شركت‌ها در دهه‌ی 1920 دارد، در سال 1927 مورد توجه قرار گرفت. در آن سال "تلیسبرگر" و "دیكسون" در كارخانجات "وسترن الكتریك"، در زمینه روابط كاری بین رئیس و مرئوس، مطالعاتی انجام دادند. بعد از ایشان، بسیاری از پژوهشگران مدیریت، در این زمینه مطالعه كرده و نظریاتی را به جامعه بشری ارائه دادند؛ كه از این میان می‌توان به نظرات "ردینگ" در سال 1972، نظرات "پرتر" و "لسنیسك" در سال 1978 و تحقیقات "جابلین" در 1985 و "كلی" در 1982 اشاره كرد. در سال 1978 "گلدهی‌بر" و سایر نویسندگان كتاب "تجزیه و تحلیل ارتباطات سازمانی" اولین تحلیل‌گری نظام‌گرایانه ارتباط سازمانی را انجام دادند. تأكید اساسی بررسی‌های فوق، عمدتاً بر چگونگی ارتباطات سازمانی، رضایت كاركنان و عملكرد سازمان بود. در دهه‌ی 1980 مطالعه ارتباطات سازمانی از رشدی سریع برخوردار شد و تعداد زیادی از رویكردهای متدولوژیكی و تئوریكی را شامل گردید. برخی از كوشش‌های تحقیقی كه از افق‌های جدید در تحقیقات مربوط به ارتباطات سازمانی به‌شمار می‌روند عبارتند از: 1. دیدگاه پردازش اطلاعات؛ 2. دیدگاه بلاغی؛ 3. دیدگاه فرهنگی؛ 4. دیدگاه سیاسی. ارتباطات سازمانی همراه با توسعه روان‌شناسی صنعتی، روان‌شناسی اجتماعی، رفتار سازمانی و علوم اداری صورت گرفت و تئوری‌های رایج و مفاهیمی كه صاحب‌نظران ارتباطات سازمانی مطرح كرده‌اند، عموماً توسط متخصصان رشته‌های مذكور شكل گرفته است. "پانتام" رشته ارتباطات سازمانی را متشكل از سه محور اصلی ارتباطات گفتاری می‌داند كه عبارتند از: سخنرانی عمومی؛ 2. متقاعدسازی؛ 3. تحقیقات علوم اجتماعی مربوط به ارتباط میان‌فردی، ارتباطات گروه‌های كوچك و ارتباطات جمعی.[2] حوزه‌های تحقیقاتی حوزه‌های سنّتی تحقیقات راجع به ارتباطات سازمانی ناظر به 4 زمینه بود؛ که چهار گرایش تحقیقی به‌وجود آمد: 1. كانال‌هاي ارتباط؛ تحقيقات مربوط به كانال، به جريان اطلاعات، به‌عنوان يك امر مرتبط با ساختار نگاه مي‌كند؛ يعني به جريان رو به بالا، رو به پائين و افقي اطلاعات نظر دارد. 2. محتواي ارتباطات؛ تحقيقات گوناگوني از سوي پژوهشگران در مورد محتواي ارتباطات سازمان انجام شده است. براساس مدل محتواي ارتباطات "ردينگ"، انواع محتواي ارتباطات در سازمان عبارتند از: وظيفه‌اي بودن، حمايتي بودن، تصميم‌گيري مشاركتي، اعتماد و گشودگي و تأكيد بر روي اهداف. 3. تجزيه و تحليل شبكه؛ شبكه ارتباطي ارتباطات سازماني و الگوي ارتباطي در درون سازمان‌ها يكي از حوزه‌هاي تحقيقات سنتي بوده است. ريشه‌هاي تجزيه و تحليل شبكه ارتباطي به‌وسيله بررسي مطالعات اوليه جامعه‌سنجي، مطالعات مربوط به گروه‌هاي كوچك و اشاعه اطلاعات و همچنين فعاليّت‌هايي كه در مورد ارتباطات جمعي انجام شده است، قابل رديابي است. 4. ارتباطات رئيس و مرئوس؛ تحقيقات ارتباطات رئیس و مرئوس بر روي جريان اطلاعات مابين مرئوسين و سرپرستان متمركز است. بررسي‌هاي انجام‌شده طبقه‌بندي انواع ارتباطات رئيس و مرئوس را در هفت حوزه به‌دنبال داشته است: 1. ادراكات مربوط به مقدار، فراواني و طريقه تعادل؛ 2. تحريف رو به بالا؛ 3. نفوذ به‌سمت بالا؛ 4. گشودگي؛ 5. بازخورد؛ 6. سبك ارتباطي و 7. اثربخشي روابط رئيس مرئوس. ویژگی‌های ارتباطات سازمانی ارتباط سازمانی به‌عنوان یكی از حوزه‌های تخصصی ارتباطات كلامی یا گفتاری(Speech Communication)، از مباحث مهم مدیریت به‌شمار می‌رود. این‌گونه از ارتباط شكلی از ارتباط میان‌فردی است؛ كه در آن ارتباط به‌طور مستقیم بین دو یا چند نفر از افراد، در مجاورت فیزیكی هم، واقع می‌شود و به‌دلیل وجود ویژگی‌های خاص خود، تشكیل‌دهنده‌ی حوزه متمایز و شاخص در مطالعه‌ی ارتباطات شده است. این شكل از ارتباط، در كنار این‌كه با ویژگی‌های ارتباط میان‌فردی آغاز به‌كار می‌كند، از تمامی حواس پنج‌گانه یاری گرفته و پس‌فرست‌های آن را فراهم می‌آورد؛ با این‌همه، ویژگی‌های خاصی دارد، كه موارد زیر از آن جمله‌اند: 1. حدود و مرزهای ارتباط سازمانی برخلاف حوزه وسیع‌تر ارتباط میان‌فردی، با وضوح بیشتری معین بوده و نفوذناپذیری كمتری دارد. در یك وضعیت كلّی كنش متقابل متمركز، شخص، به‌دشواری می‌تواند از داخل یا خارج بودن خود خبر داشته باشد؛ اما هركسی معمولاً از عضویت خود در یك سازمان به‌خوبی آگاه است و اگر یك فرد، كلا از سازمانی كنار گذاشته شود، دیگر نمی‌تواند به‌عنوان یك عضو، ارتباط برقرار نماید؛ ولی اگر در زمره‌ی افراد سازمان باشد، به‌ناچار باید به طرق خاصی كه به‌صورت امریه تجویز شده است، به برقراری ارتباط بپردازد. 2. یكی از مشخصه‌های ارتباط سازمانی، بازتولید سریال پیام‌هاست. در این نوع بازتولید، پیام‌ها از شخصی به شخص دیگر و مجدداً از آن شخص دیگر و الی آخر، انتقال می‌یابد؛ اما هركدام از اعمال ارتباطی، غالباً به‌صورت جفت یا كنش متقابل دو نفری باقی می‌ماند. 3. در این‌گونه از ارتباط از اشكال مختلفی نظیر چاپ به‌صورت یادداشت، كارت‌های سوراخ‌دار و ... استفاده می‌شود؛ اما باید دانست شكل اصلی انتقال در ارتباط سازمانی، ارتباط شفاهی است و سایر اشكال نسبت به مواجهات رو در رو، نقش معین، كمكی یا جانشین دارند.[3] تفاوت ارتباط سازمانی با انواع دیگر ارتباط 1. ارتباط سازمانی وظیفه‌مدار است؛ سازمان‌ها، مجموعه‌های هدف‌مدار هستند؛ كه فعالیت‌های آن‌ها در جهت تحقق اهداف فردی و سازمانی، هماهنگ شده‌اند. 2. روابط سازمانی متأثر از ساختار سازمانی است؛ الگوهای هماهنگی رفتار در سازمان‌ها، موجب ایجاد ساختار‌ها می‌شود؛ به‌گونه‌ای كه بعضی سلسله مراتبی بوده و برخی هم این‌گونه نیستند. این ساختار سازمانی كه موجب شده، سازمان‌ها به‌عنوان سیستم‌های ساختارمند شناخته شوند، بر ارتباط سازمانی اثر گذاشته و می‌تواند مانع یا موجب تسهیل ارتباط گردد. 3. ارتباط سازمانی هم در مرزهای سازمانی و هم فراتر از آن اتفاق می‌افتد و در واقع نوعی كاركرد فرامرزی هم دارد.[4] انگیزه و فایده‌ی ارتباط سازمانی همه‌ی انواع سازمان‌ها ممكن است به‌عنوان مجموعه‌ای از تشكل‌های هدف‌دار در نظر گرفته شوند؛ كه افراد در آن‌ها به‌دلایل متعددی با یكدیگر ارتباط دارند، اما انگیزه‌ی اصلی مشاركت، این است كه اهداف سازمانی و شخصی به‌واسطه عملكرد جداگانه افراد به‌آسانی قابل حصول نیستند؛ اما می‌توان به‌وسیله عملكرد گروهی به آنها جامه‌ی عمل پوشاند؛ بنابراین ارتباط در سازمان‌ها می‌تواند عامل دست‌یابی به اهداف سازمانی به‌شمار رود و در واقع به‌واسطه این فرایند اساسی است كه مبادله اطلاعات در سازمان صورت گرفته و سازمان توانمندی لازم برای بهره‌گیری از اطلاعات و تحقق اهداف خود را می‌یابد. ارتباط مؤثر در یك سازمان موجب بالا رفتن تراز بهره‌وری، رضامندی كاركنان، بالا رفتن انگیزه‌ی كار مفید و كاهش تضادهای ناشی از فقدان نظام ارتباطی، خواهد شد.[5] انواع ارتباطات در سازمان دارای ساختار رسمی در یك سازمان دارای ساختار رسمی، فرایند ارتباطات را می‌توان این‌گونه تقسیم‌بندی كرد: 1. ارتباطات رسمی؛ برخی از كانال‌های ارتباطی، مجاری ارتباطی هستند؛ كه به‌طور رسمی به‌وسیله مدیران و دیگر افراد ذی‌نفع طراحی و اجرا می‌شوند. چنین كانال‌هایی برای ایجاد جریان‌های اطلاعاتی به‌سمت پائین، افقی و بالا طراحی شده‌اند. وجود این كانال‌ها برای مرتب كردن و هماهنگی فعالیت‌های افراد در پست‌های مختلف آن ساختار ضروری است. 2. ارتباطات غیررسمی؛ بسیاری از افراد سازمان، ارتباطات خود را تنها به كانال‌های رسمی تعیین‌شده، محدود نمی‌کنند؛ بلكه بیش‌تر از آنچه كه در كانال‌های رسمی مقرر شده، تمایل به برقراری ارتباط با همكارانشان دارند. چنین تمایلاتی كه منجر به ظهور كانال‌های ارتباطی مختلفی می‌شود، كانال‌های ارتباطی غیر رسمی نامیده می‌شود. این كانال‌ها در سازمان‌ها به انگیزه‌های مختلفی نظیر ارضای نیازهای شخصی مثل نیاز به رابطه با دیگران، رفع یك‌نواختی كار و كسب اطلاعات مرتبط با كار، مورد استفاده قرار می‌گیرند.[6] فرایندهای ارتباطات سازمانی 1. فرایندهای جامعه‌پذیری؛ در هر سازمانی فرایندهای ادراكی و رفتاری گوناگونی صورت می‌گیرد؛ كه از طریق آن‌ها افراد به‌سازمان می‌پیوندند و با آن یكی شده و در آن می‌مانند. یكی از این فرایندها جامعه‌پذیری است كه سازمان‌ها سعی می‌كنند؛ از طریق فرایندهای رسمی و غیررسمی جامعه پذیری بر انطباق افراد تأثیر بگذارند و فرد را جزئی از سازمان كرده و ارزشها و هنجارهای سازمان خود را به وی منتقل نمایند. 2. فرایندهای كنترل عملكرد؛ یكی از مهم‌ترین نقش‌های ارتباط در سازمان‌ها، هماهنگی و كنترل رفتارهایی است كه منجر به تحقق اهداف فردی و سازمانی می‌شود. سازمان‌ها با بهره‌گیری از فرایندهای ارتباطی گوناگونی به نظارت و كنترل عملكرد و رفتارهای زیردستان خود پرداخته و از این طریق بازخور مداومی را در ارتباط با پیشرفت كلّی هدف تعیین می‌نمایند. 3. فرایندهای تصمیم‌گیری؛ یكی از فرایندهائی كه در محدوده‌ی ارتباطات سازمانی قرار می‌گیرد، فرایند تصمیم‌گیری است كه به‌عنوان یكی از مهمترین فعالیت سازمان‌ها به‌شمار می‌رود و سازمان‌ها با بهره‌گیری از مدل‌های مختلفی به این مهم اقدام می‌كنند، كه در این اقدام، فرایندهای ارتباط گروهی نقش اساسی دارند. 4. فرایندهای مدیریت تعارض؛ در سازمان‌ها از طریق ارتباط میان اعضای سازمان، تعارضاتی بوجود می‌آید كه در نتیجه آن‌ها، اعضای سازمان، سعی می‌كنند از طریق یكسری فرایند ارتباطی، به‌مدیریت تعارض پرداخته و در وضع آن بكوشند. 5. فرایندهای ارتباط خارجی؛ در هر سازمان، یكسری فرایندهای ارتباطی وجود دارد كه چند سازمان را با یكدیگر و نیز سازمان را با محیطش مرتبط می‌نماید. این دسته از فرایندها، فرایندهای ارتباط خارجی به‌شمار می‌روند. 6. فرایندهای تكنولوژی؛ یكی از فرایندهای ارتباطی كه در سازمان‌ها وجود دارد، فرایندهای تكنولوژیكی است؛ كه با تغییرات تكنولوژی در عرصه ارتباطات در سازمان‌ها رقم خورده است. 7. فرایندهای مدیریت تنوع؛ محیط‌های كاری امروز، تنوع‌های فراوانی را به‌خود گرفته است، كه این امر، خود تحول در سازمان‌ها را ایجاب كرده و راهبردهایی را برای توسعه و مدیریت یك سازمان متنوع فرهنگی، به‌دنبال داشته است.[7] سبك‌‌های ارتباطی در سازمان 1. سبك كنترلی؛ در این سبك، كه سبكی یك‌طرفه به‌شمار می‌رود، فردی كه عامل ارتباطی است و ارتباط برقرار می‌كند، به اقدامات و تفكرات خاص افراد دیگر، در رابطه با خودش، جهت خاصی می‌دهد و آن‌ها را محدود می‌كند. در این سبك، ارتباط‌گر هدایت‌گر است و هدفش هدایت دیگران است. 2. سبك برابری یا تساوی؛ سبك تساوی یك سبك ارتباطی دو طرفه است؛ كه در آن، فرستنده و گیرنده، هردو از یكدیگر تأثیر و تأثر می‌پذیرند و مدیران و طرف‌های ارتباطی، سعی در ترغیب دیگران برای ارائه نظراتشان را دارند. 3. سبك ساختاری؛ ماهیت ارتباطات در این سبك عمدتاً عینی است و احساسات قوی و پررنگ، به‌ندرت در این سبك ارتباطی در سازمان دیده می‌شود. در این سبك، محیط به سمت نظام‌مند كردن سازمان سوق داده می‌شود. 4. سبك پویا؛ این سبك، با هدف مواجهه سریع و بی‌وقفه با مسائل به نوعی كاملاً عمل‌گرا و پراگماتیك، از سوی طرف ارتباطی دنبال می‌شود و بحث از برنامه‌ها و استراتژی‌های آینده را به‌دنبال ندارد. 5. سبك تفویضی؛ در این سبك، مدیر یا رئیس، مسؤولیت خود را به زیردستان واگذار می‌كند و نقش حمایت‌گری به‌خود گرفته و ترجیح می‌دهد تا بیشتر از جانب دیگران یاری شود و به نظرات دیگران اهمیت دهد. 6. سبك اجتناب؛ در این سبك، از فرایند ارتباطات دوری می‌شود و تمایلی به تأثیر و تأثّر از دیگران وجود ندارد و بیشتر، از یك رویكرد مستقل، به‌جای مشاركتی و تعاملی در تصمیم‌گیری‌ها استفاده می‌شود.[8] روابط بین سازمانی سازمان‌ها برای بقاء در محیط، اغلب روابط مداومی را با سایر سازمان‌ها برقرار می‌كنند. "الیور"، شش اقتضای مهم مؤثر بر شكل‌گیری روابط بین سازمانی را این‌گونه بیان كرده است: 1. الزام: "الیور" اشاره دارد، كه یك سازمان به‌منظور برآورده كردن الزامات قانونی یا تنظیم‌كننده‌ی خود، روابط یا تبادلاتی را با دیگر سازمان‌ها برقرار می‌كند؛ 2. عمل دوجانبه: سازمان‌ها، گاهی برای تعقیب اهداف و علایق مشترك با هم‌دیگر رابطه برقرار می‌كنند؛ 3. عدم تقارن: زمانی عدم تقارن موجب شكل‌گیری روابط بین سازمانی بوده است، كه روابط، به‌خاطر اعمال قدرت یا كنترل روی سازمان دیگر یا منابع آن باشد؛ 4. كارآیی: این عامل، وقتی است كه ارتباط به‌جهت بهبود كاری داخلی، سازمانی شكل می‌گیرد. 5. ثبات: ‌وقتی كه ارتباط‌های بین سازمانی، برای رویارویی با عدم اطمینان شكل گیرد، آن‌را ثبات می‌گویند؛ 6. افزایش مشروعیت: گاهی سازمان‌ها، برای نشان دادن حمایت خود از هنجارها، قوانین و باورهای رایج و یا انتقالات نهادهای خارجی، با سازمان‌های دیگر ارتباط برقرار می‌كنند. "ایزن برگ" و همكارانش سه سطح اتصال سازمانی را در تقسیم‌بندی انواع ارتباط بین سازمانی ذكر كرده‌ند كه عبارتند از: 1. ارتباط نهادی: زمانی‌كه تبادل مواد و اطلاعات بین سازمان‌ها بدون استفاده از نقش‌های خاص سازمانی یا شخصیت‌های خاصی باشد؛ 2. ارتباط نمایندگی: وقتی‌كه ایفا كننده‌ی نقش خاصی كه رسماً نماینده سازمان است، با نماینده سازمانی دیگر ارتباط برقرار كند؛ 3. ارتباط فردی: موقعی‌كه فردی از یك سازمان با فردی از سازمان دیگر، تبادل مواد یا اطلاعات می‌كند؛ بدون این‌كه این افراد، نماینده سازمان بوده و یا شرایط خاصی برای این كار داشته باشند.[9] [1]. بلیك، رید و همكاران؛ طبقه‌بندی مفاهیم در ارتباطات، مسعود واحدی، تهران، سروش، 1378، چاپ اول، ص42. [2]. فرهنگی، علی‌اكبر و همكاران؛ نظریه‌های ارتباطات سازمانی، تهران، رسا، چاپ دوم، 1386، ص31-48 و هامیلتون، سیمور؛ تجزیه و تحلیل ارتباطات سازمانی، داود محب‌علی، تهران، انتشارات دانشگاه علامه طباطبایی، 1375، چاپ اول، ص3-4. [3]. بلیك، رید و همكاران؛ ص43-42. [4]. میلر، كاترین؛ ارتباطات سازمانی، آذر قبادی، تهران، سازمان مدیریت صنعتی، 1377، چاپ اول، ص30-29. [5]. فرهنگی، علی‌اكبر؛ ص9 و هامیلتون، سیمور؛ ص11. [6]. فرهنگی، علی‌اكبر و همكاران؛ ص59-57. [7]. میلر، كاترین؛ ص297-160. [8]. فرهنگی، علی‌اكبر و همكاران؛ ص81-73. [9]. میلر، كاترین؛ ص270-268. منبع : پژوهه