چگونه به كاركنان خود بازخورد دهیم
به‌عنوان یك رهبر باید روی عملكرد دیگران به آنها بازخورد بدهید و در ضمن در مورد كار خودتان بازخورد بگیرید. خیلی‌ها اصولا با این ایده موافق نیستند و می‌گویند كه این كار تبعات منفی دارد و تولید ناراحتی می‌كند. بازخورد دادن به ندرت بدخواهانه است. بازخورد دادن به كاركنان كمك می‌كند تا بدانند چگونه می‌توانند به برداشت‌ها و ادراكات بهتری برسند. برداشت‌ها و ادراكات لزوما همیشه با واقعیت‌ها هماهنگی ندارند.
قدم اول: مزایا را درك كنید
دادن و گرفتن بازخورد یكی از انواع بی‌شمار برقراری ارتباط است كه همه روزه در محیط كار صورت تحقق پیدا می‌كند. یكی از دلایل ناخوشایند بودن آن، این است كه برخلاف بسیاری از اطلاعاتی كه در محل كار می‌گیریم، بازخورد به شدت مشخص است؛ بنابراین با دریافت‌كننده آن رابطه دارد. به‌عنوان یك رهبر اگر بتوانید در مقام تشویق همكاران خود ظاهر شوید، هم به خود و هم به آنها خدمت می‌كنید. در این مورد تردیدی وجود ندارد اما بدانید كه: بازخورد به اشخاص نشان می‌دهد كه دیگران درباره كار آنها چه نظر و چه برداشتی دارند. دریافت‌كننده بازخورد در موقعیتی قرار می‌گیرد كه تصمیم بگیرد آیا باید در شیوه‌های خود تجدیدنظر بكند یا خیر.
قدم دوم: بازخورد سازنده ارائه دهید
دادن بازخورد كار ساده‌ای نیست. بسیاری از مواقع دادن بازخورد می‌تواند سبب برداشت‌های انتقادآمیز شود و لزوما تجربه‌ای خوشایند نباشد. به روش‌های مختلف می‌توانید بدانید و بفهمید آیا بازخوردهای شما سازنده هستند یا خیر. برای مثال: مكان مناسبی را در نظر بگیرید. دقت كنید كه جلسه بازخورد در مكانی خصوصی برگزار شود و شما بتوانید فارغ از هرگونه مداخله و قطع صحبت نظر خود را با دریافت‌كننده بازخورد در میان بگذارید. اگر در اداره هستید دستگاه تلفن خود را در شرایط پیام‌گیر قرار دهید و تلفن همراه خود را خاموش كنید. مطمئن شوید كه از آمادگی لازم برخوردارید. نداشتن آمادگی بر شدت تنش‌های شما می‌افزاید. مراقب باشید كه همه اطلاعات لازم را در اختیار داشته باشید. مطمئن شوید كسی كه می‌خواهید درباره كارش بازخورد بدهید از آمادگی لازم برخوردار است. كسی را كه می‌خواهید درباره‌اش بازخورد بدهید از قبل آماده كنید. مثبت باشید. جلسه را با تعریف و تشویق شروع كنید كه نشان دهد متوجه برخی از رفتارها شده‌اید و برای آنها ارزش قائلید. توجه داشته باشید كه در همه جلسات بازخورد، روشی واحد، مناسب نیست. كاملا طبیعی است كه برای برخورد با اشخاص مختلف به روش‌های مختلفی احتیاج دارید.
به جای شخصیت به رفتار توجه كنید. دقت كنید كه همه بازخوردهای شما به جای منش و شخصیت، رفتار را مورد ارزیابی قرار دهد. همیشه ابتدا به موفقیت‌های دیگران بها بدهید تا شخصی كه با او صحبت می‌كنید احساس نكند كه مورد حمله واقع شده است. بعد می‌توانید درباره آنچه اتفاق می‌افتد، آنچه می‌توانید برای برطرف كردن ضعف‌ها بكنید و چگونگی كمكی كه می‌توانید انجام دهید، صحبت كنید.
قبول مسوولیت كنید. به عنوان بخشی از نقش جدید خود به خاطر داشته باشید كه تنها ازجانب خود حرف بزنید. از عباراتی با فاعل «من...» استفاده كنید. پای دیگران یا گروهی دیگر را به میان نكشید. از طرف مقابل بازخورد بخواهید. نشان بدهید كه به آموختن علاقه‌مند هستید. به توافق‌هایی كه در جریان جلسه به دست می‌آید پایبند باشید. اگر قول داده‌اید كه در پروژه مشاركت بیشتری خواهید كرد، اگر قول آموزش داده‌اید، این توافق را مكتوب كنید و پای آن بایستید.
قدم سوم: بازخورد را مثبت دریافت كنید
هر اندازه كه در زندگی خود صاحب تجربه باشید، دریافت بازخورد در زندگی می‌تواند به شما كمك كند. طرز واكنش‌ها نشان می‌دهد كه ما كیستیم؛ بسیاری از اشخاص وقتی مورد انتقاد و داوری قرار می‌گیرند تصور می‌كنند كه به شخصیت آنها توهین شده است. اگر كسی از كارتان انتقاد كرد. انتقاد را به حساب این بگذارید كه دیگران شما را چگونه ارزیابی می‌كنند. به این نكته توجه داشته باشید كه در بعضی از موارد بازخورد دادن بیش از این كه شما را تحلیل كند شخص بازخورد دهنده را تحلیل می‌كند، اما در هر صورت بهتر این است كه كسی را كه شما را تحلیل كرده گرامی بدارید و به او قول بدهید كه بعدا بیشتر به این موضوع فكر می‌كنید.
به هنگام دریافت بازخورد به این نكات توجه كنید: به دقت گوش بدهید، حتی اگر خود را زیر حمله احساس می‌كنید، بلافاصله حالت تدافعی نگیرید، سعی كنید بازخورد را به طور كامل درك كنید. به حرف‌های طرف مقابل خوب گوش بدهید. شتابزده نتیجه‌گیری نكنید. روش‌های گوش دادن پویا كه در فوق توضیح داده شدند ممكن است در این جا برای شما مفید باشند. بپرسید تا بدانید چه می‌گویند و چرا می‌گویند. این حق شما است كه از آنها توضیح بخواهید و بدانید چرا چنین بازخوردی را داده‌اند. فرض كنیم كسی كه با او صحبت می‌كنید معتقد است كه شما در جلسات باید بیشتر حرف بزنید. می‌توانید در این خصوص از او توضیح بیشتری بخواهید. از آنها بخواهید در صورت لزوم مثال بزنند. آرامش خود را حفظ كنید. حتی اگر احساس تنش می‌كنید سعی كنید وارد بحث و مشاجره نشوید. حرفی را كه زده شده بپذیرید و در زمان دیگری با احساسات خود كنار بیایید. آرام بمانید و به بقیه بازخورد توجه كنید. دریافت بازخورد بدین معنا نیست كه نتوانید با كسی كه درباره شما نظر می‌دهد حرف بزنید. می‌توانید از او بپرسید آیا نظر خاصی دارد كه شما بتوانید انجامش دهید. ممكن است او نداند كه شما تحت چه فشارهایی بوده‌اید. شما مجبور نیستید همه حرف‌های او را بپذیرید، اما وقتی از او سوال می‌كنید نشان می‌دهید كه موضوع را جدی گرفته‌اید.
قدم چهارم: ببینید چه می‌توانید بكنید كه وضع بهتر شود
دادن بازخوردهای خوب و صادقانه سبب می‌شود كه اشخاص از روابط و مناسبات خوبی برخوردار شوند. بعضی از سازمان‌ها از نظام بازخورد سازنده فوری بهره‌برداری فراوان كرده‌اند. این اقدام نه تنها سبب می‌شود كه اشخاص از رفتارهای مخرب فاصله بگیرند، بلكه وقتی طرفین نقطه‌نظرهای خود را آگاهانه بیان می‌كنند می‌توانند از این رفتار خود سود بجویند. اگر شما فكر می‌كنید این روش به سود شما و سازمان شمااست آن را با رییس یا با گروه كاری خود در میان بگذارید.
منبع: كتاب رهبری موثر كاركنان
