آگهی استخدام منشی

نقش یک منشی عبارت است از  بررسی تماس ها قبل از وصل آنها به مدیر خود و بداند که چه کسی بهتر می تواند به سوالات تماس گیرنده پاسخ دهد.
 اغلب موارد تماس ها به مقام بالاتر وصل می گردند آن هم به خاطر اینکه مشخص نیست که با چه کس دیگری باید تماس برقرار گردد یا شاید به خاطر آن باشد که تماس گیرنده فقط نام وی را در سازمان می داند.
از جریان امور مدیر خود جزییات آن با اطلاع باشد این موضوع شامل آگاهی از اطلاعاتی می گردد که ممکن است در صحبت با تماس گیرنده لازم گردد.
تلفن تجربه روزمره اکثر مردم است در نتیجه از خود راضی بودن یا تصور اینکه تماس تلفنی ظاهرا رشته کار واقعی را از هم می گسلد، ممکن است منجر به اتخاذ استانداردهای پایین تری نسبت به روش های پاسخ دهی تلفن یا روش ها و اسلوب اصلی پاسخ دهی گردد.
اگر تماس گیرنده می خواهد فردی با مهارت و مورد اعتماد جلوه کند. آمادگی برای برقراری یک تماس از جانب وی حایز اهمیت می باشد علاوه بر در دسترس داشتن یک قلم یا مداد و یک کاغذ یادداشت در کنار تلفن خود لازم است موارد ذیل را نیز بداند
این تماس برای چه منظوری انجام می گیرد و در انتظار چه نتیجه ای از آن است. یعنی از این تماس چه می خواهید.
با چه کسی قرار است تماس برقرار گردد.
نام سازمان یا واحدی که شخص مورد نظر در آن قرار را بداند.
چه اطلاعاتی قرار است ارائه گردد (قبل از تماس آماده گردد).
چه اطلاعاتی قرار است بدست آید (قبل از تماس در خاطر داشته باشد).
لازم است مطمئن گردیم چه اقدامی باید به عنوان نتیجه تماس انجام شده صورت گیرد.
وقت طلاست و آمادگی جهت برقراری تماس قبل از انجام آن نیز هم در زمان صرفه جویی می کند و هم در مخارج به خصوص در مورد تماس های STD یا ISD.
هنگامی که تماسی خروجی انجام می شود
خود را معرفی نمایید.
سازمانی که برای آن کار می کنید را هم معرفی نمایید.
شخصی که می خواهید با او صحبت کنید را معرفی نمایید.
واحدی که شخص مورد نظر شما در آن قرار دارد را نیز معرفی نمایید.
خلاصه ای از علت تماس خود را بیان نمایید.
قبل از اینکه وارد جزییات شوید به طور خلاصه موضوع تماس را بیان نمایید.طی مکالمه نام طرف مقابل خود را در زمان های مناسب بکار برید.
به طرف مقابل خود فرصت دهید تا اطلاعات یا جزییات مربوطه را تایید یا بازگو نماید.
به دقت به سخنان وی گوش دهید.
اطمینان یابید که به اهداف تماس خود دست یافته اید.
پیگیری تماس های تلفنی
در صورتی که پیغامی برای کسی دارید
آن را با خطی خوانا بنویسید.
آن را طی تماس تلفنی یا بلا فاصله پس از آن بنویسید.
تاریخ و ساعت تماس را بر روی یادداشت قید نمایید.
مطمئن گردید که شخص مورد نظر شما پیغام مربوطه را دریافت نموده است.
یک نسخه از پیغام را نزد خود نگهدارید.
پیگیری نمایید و مطمئن گردید که شخصی که پیغام شما را دریافت داشته است اقدام لازم را به عنوان نتیجه تماس صورت گرفته شده به انجام رسانیده است.